В семью собственника бизнеса и его супруги требуется личный помощник для сопровождения личного контура семьи и развития Family Office.
Мы ищем человека, которому можно доверить решение широкого круга бытовых, организационных и личных вопросов. Важно не просто выполнять поручения, а брать ответственность за результат, предвидеть возможные сложности и предлагать решения заранее.
Работа подойдет человеку, который любит порядок, умеет системно организовывать процессы, комфортно чувствует себя в режиме многозадачности и получает удовольствие от того, что делает жизнь других людей проще и удобнее.
Мы ищем не исполнителя поручений, а человека, который способен взять под контроль целое направление жизни семьи и самостоятельно доводить вопросы до результата.
Обязанности
1. Календарь и планирование
-
ведение личного календаря руководителей;
-
добавление поездок, отпусков, встреч и мероприятий;
-
оперативное внесение изменений в расписание;
-
организация личных и рабочих встреч с учетом загрузки и приоритетов руководителей;
-
контроль пересечений и своевременное информирование участников.
2. Быт и управление домом
-
взаимодействие с клинингом и домашним персоналом;
-
постановка задач и контроль качества выполнения работ;
-
координация работы личного повара;
-
контроль меню с учетом рекомендаций врачей и предпочтений семьи;
-
организация закупок и доставок;
-
работа с маркетплейсами, службами доставки, курьерскими службами;
-
поиск и контроль подрядчиков для решения бытовых и технических вопросов;
-
организация пространства в доме и повышение бытового комфорта семьи.
3. Travel-поддержка
-
организация деловых и личных поездок;
-
покупка авиа- и железнодорожных билетов;
-
регистрация на рейсы и контроль изменений расписания;
-
бронирование гостиниц, трансферов и сопутствующих услуг;
-
контроль подготовки документов, страховок и необходимых вещей;
-
составление маршрутов и информационных справок по месту пребывания.
4. Медицинское сопровождение
-
ведение медицинского календаря;
-
контроль рекомендаций врачей;
-
организация обследований и медицинских мероприятий;
-
поиск профильных специалистов;
-
контроль графика приема медикаментов и сдачи анализов.
5. Досуг и личные проекты
-
организация отдыха и личного времени руководителей;
-
бронирование ресторанов и мероприятий;
-
поиск и организация нестандартных активностей;
-
подбор и организация подарков;
-
поиск мероприятий и сопровождение участия в них.
6. Документы и учет
-
ведение электронной базы документов;
-
систематизация информации и поддержание актуальности данных;
-
базовый учет расходов семьи;
-
контроль возвратов товаров и услуг;
-
хранение и структурирование документов различного назначения.
7. Выполнение личных поручений
-
выполнение поручений различного уровня сложности;
-
помощь в подготовке поездок;
-
встреча гостей и помощь в их размещении;
-
организация обслуживания автомобилей семьи;
-
взаимодействие с сервисами, автомойками и дилерскими центрами;
-
контроль сезонного обслуживания и технических работ.
Требования к кандидату
-
обязателен опыт работы личным ассистентом, персональным помощником руководителя или в Family Office;
-
умение структурировать информацию и создавать понятные регламенты;
-
высокий уровень ответственности и самостоятельности;
-
способность самостоятельно вести задачи и процессы без постоянного контроля и напоминаний;
-
проактивная позиция: видеть потенциальные проблемы заранее и предлагать решения до возникновения критических ситуаций;
-
оперативность и высокий уровень коммуникации;
-
готовность быстро разбираться в новых сферах и задачах;
-
умение мыслить на несколько шагов вперед;
-
высокий уровень сервиса, тактичность и соблюдение конфиденциальности;
-
вакансия предполагает полную вовлеченность и не рассматривается как подработка.
Условия
-
работа напрямую с собственником бизнеса и его семьей;
-
заработная плата до 150 000 рублей (обсуждается индивидуально с успешным кандидатом);
-
долгосрочное сотрудничество;
-
перспектива роста до руководителя Family Office с расширением зоны ответственности;
-
уважительное отношение, открытая коммуникация и высокий уровень доверия.
Адаптация
Период адаптации составляет 2 недели.
В течение этого времени руководители помогут погрузиться в процессы, познакомят с особенностями семьи, действующими подрядчиками, системами учета и текущими задачами.
После завершения периода адаптации ожидается полностью самостоятельная работа. Мы ищем человека, который способен самостоятельно организовывать свою деятельность, контролировать сроки, вести процессы и доводить задачи до результата без постоянного контроля и напоминаний со стороны руководителей.
Нам подойдет человек, который умеет самостоятельно принимать решения в рамках своей зоны ответственности и не ждет подробных инструкций по каждому вопросу. Важна способность разобраться в ситуации, предложить варианты решения и довести задачу до результата.
Этапы отбора
Этап 1
Тестовое задание для оценки подхода к работе, уровня самостоятельности и мотивации кандидата.
Этап 2
Короткое телефонное интервью (5–10 минут) для знакомства и оценки комфорта коммуникации.
Этап 3
Онлайн-интервью с руководителями (30–40 минут) с разбором практических кейсов из реальной работы личного помощника.
Если Вы внимательно ознакомились с вакансией, начните сопроводительное письмо со слов:
«Я тот, кто Вам нужен, потому что…»
Также ответьте на вопрос:
«Какие три качества, из вашей практики, наиболее важны для личного помощника семьи и почему?»
