Офис-менеджер

Ищем кандидата в молодую развивающуюся компанию, которая занимается оптовыми поставками фруктов и овощей из Китая и других стран в Россию.

Ключевая роль в обеспечении порядка и бесперебойной работы офиса, административной поддержки руководителя и команды и помощь в выстраивании базовых процессов растущей компании.

Обязанности:

• Ежедневная работа офиса: прием звонков и корреспонденции, порядок в рабочем пространстве, взаимодействие с арендодателем и сервисными подрядчиками (клининг, интернет, связь, мелкий ремонт).
• Документооборот: хранение договоров, счетов, актов, систематизация бумажных и электронных файлов, поддержание порядка в архивах и общих папках.
• Снабжение: канцелярия, упаковочные материалы, вода, кофе, бытовая химия, контроль наличия и заказов.
• Организация рабочих процессов: календарь внутренних встреч, бронирование переговорных, подготовка материалов, простая логистика внутренних мероприятий.
• HR-поддержка: подготовка рабочих мест новичкам, базовый онбординг (пропуска, знакомство с офисом и правилами).
• Финансовая поддержка: сбор счетов и актов, передача в бухгалтерию, ведение простого реестра офисных расходов, предложения по оптимизации закупок.
• Улучшение процедур: участие в создании простых регламентов и чек-листов, предложения по упрощению документооборота и согласований.
• Организация командировок: подбор маршрутов, бронирование билетов и гостиниц, подготовка командировочных документов и кратких брифов, сбор чеков и передача их в бухгалтерию.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером / администратором / ассистентом от 1–2 лет в небольших или активно растущих компаниях.
• Аккуратность и системность в документообороте, готовность работать в условиях «живых» процессов и помогать выстраивать порядок.
• Организованность, внимательность к деталям, умение держать в фокусе несколько задач, клиентоориентированность и дружелюбие.
• Инициативность и желание улучшать административные и офисные процессы.

Условия:

• Заработная плата обсуждается индивидуально.
• Офис 5/2 в 10 минутах пешком от метро Серпуховская.
• Бесплатные обеды с доставкой в офис