18-я линия Васильевского острова 11
Информационная группа «Кросс-Медиа» - коммуникационное агентство полного цикла - приглашает офис-менеджера в свою команду.
Обязанности:
- ведение документооборота: входящая/исходящая и внутренняя корреспонденция, журналы регистрации документов, отправки писем. Подготовка документов по шаблону или инструкции, взаимодействие с архивом компании, с нотариусами, бюро переводов, государственными структурами по подготовке, обработке, приему и выдаче документов;
- прием и распределение входящих звонков, прием посетителей и контроль доступа в офис;
- организация онлайн - и оффлайн-встреч: расписание, оповещение, раздаточные материалы, организация зума либо подбор оффлайн-площадки, чай-кофе в случае оффлайна;
- трэвел-поддержка генерального директора: поиск информации в профильных сервисах, подбор вариантов маршрутов и проживания, поиск официальной и открытой информации по смежным вопросам (необходимые документы, визы, локации для встреч и т.п.). Бронирование гостиниц, заказ такси, билетов, пропусков и проч.;
- первичный поиск информации в интернете, структурирование и базовая обработка данных из онлайн-источников или от подразделений и клиентов согласно шаблону или инструкции;
- выполнение служебных поручений руководства;
- выполнение личных поручений генерального директора, не требующих дополнительной квалификации;
- организация работы курьера компании;
- координация работы со штатом: ведение списков сотрудников, списков контактных данных, графиков отпусков, поздравление с днем рождения, оповещение о новостях компании и проч.;
- контроль и организация оплаты и работоспособности онлайн-сервисов для обеспечения деятельности компании (софт, подписки и т.п.), контроль работоспособности основной бытовой и оргтехники в офисе;
- хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса и уюта в нем: координация работы клининговых служб, переработки мусора, заказ канцелярии, воды и т.д., контроль остатков закупок, при необходимости поиск поставщиков и подрядчиков и проч.;
- участие в организации корпоративных мероприятий, подборе и изготовлении сувенирной продукции, подарков и т.п.
Требования:
высшее образование (или обучение в вузе в данный момент);
административные и организаторские навыки;
знание основ тайм-менеджмента, умение расставлять приоритеты;
хороший русский язык, грамотность;
знание английского или любого другого иностранного языка приветствуется;
ответственное отношение к работе;
внимание к деталям.
Условия:
Заработная плата на испытательный срок – 50 000 руб. на руки, далее 55 000 руб.
Рабочий день 10.00-19.00, перерыв на обед – 1 час.
Офис в 15 минутах пешком от ст.м. Василеостровская и в 10 минутах пешком от ст.м. Горный институт
