Ведущий специалист службы протокола

Обязанности:

• Сопровождение генерального директора в рамках международных и междугородних поездок (по необходимости).
• Ведение документооборота отдела.
• Осуществление организационно-протокольного обеспечения мероприятий различного уровня (в том числе решение технических вопросов, подготовка залов и необходимой техники, составление списка гостей, составление программ, составление меню, рассылка приглашений, составление плана рассадки, заказ трансфера, подготовка кофе-брейков, встреча гостей и т.п.).
• Бронирование переговорных комнат и конференц-залов Учреждения, ведение графика бронирований, обеспечение переговорных необходимыми расходными материалами.
• Оптимизация процесса организации протокольных мероприятий Учреждения, осуществление методологического и консультационного сопровождения.
• Подготовка смет расходов на представительские мероприятия Учреждения и осуществление контроля расходов в соответствии с установленным в Учреждения регламентом и в рамках утвержденного бюджета, ведение учета, хранение, и систематизация сводных данных.
• Подготовка предложений к рассмотрению и заказ подарочной и сувенирной продукции для Учреждения.
• Формирование, систематизация и учёт подарочного фонда, сувенирной продукции представительского уровня Учреждения. Определение объема необходимых потребностей и финансовых ресурсов в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом Учреждения.
• Участие во взаимодействии со структурными подразделениями Учреждения, органами государственного управления и другими предприятиями, и учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию сектора.
• Координация деятельности структурных подразделений Института по протокольному и организационному обеспечению официальных мероприятий.
• Выполнение разовых поручений непосредственного и административного руководителя в рамках выполнения трудовой функции.

Требования:

• Высшее образование, опыт работы от 3 лет.

• Знание английского языка (уровень продвинутый).

• Уверенное пользование ПК. Знание Word, Excel, PowerPoint обязательно.

• Умение вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.

Условия:

• График работы 5/2, пн.- чт. с 8-30 до 17-45, пят. с 8:30 до 15:00.
• Соблюдение все норм ТК РФ и официальное оформление в штат.
• Работа в крупной бюджетной организации.
• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц.
• Соц.программа (медицинский центр, столовая, база отдыха в Подмосковье).