Секретарь руководителя

Обязанности:

• Осуществляет прием и распределение (перераспределение) телефонных звонков, поступающих в приемную главного врача. Перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и специалистам по соответствующему профилю работы;
• Организует телефонные переговоры главного врача, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения главного врача их содержание;
• Обеспечивает личный прием посетителей, пациентов и их законных представителей главным врачом учреждения в строго установленные для этого часы;
• Ведет предварительную запись на прием к руководителю учреждения, ведет журнал учета посетителей;
• Содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников учреждения;
• Осуществляет прием, регистрацию и передачу документов посетителей руководству и сотрудникам учреждения;
• Обеспечивает конфиденциальность информации в ходе приема посетителей в приемной и кабинете руководителя учреждения;
• Осуществляет документационное обеспечение деятельности учреждения;
• Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
• Выполняет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Проверяет комплектность поступающих в приемную руководителя документов;
• Подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем учреждения. Передает главному врачу материалы и документы, подготовленные на подпись;
• Осуществляет систематизацию и регистрацию документов в соответствии с принятым в учреждении порядком;
• Ведет журналы входящей и исходящей корреспонденции (в т.ч. в системе электронного документооборота), регистрирует в них все необходимые документы;
• Передает документы (после их рассмотрения руководителем учреждения и регистрации) в структурные подразделения или конкретным исполнителям (в соответствии с резолюцией главного врача) для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа;
• Организовывает доставку документов исполнителям (нарочно, либо посредством системы электронного документооборота);
• Осуществляет обработку и отправку исходящих документов (посредством системы электронного документооборота, почтой России, курьерской доставкой, нарочно и т.п.);
• Организовывает и выполняет работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• Контролирует сроки исполнения документов в учреждении. Ведет учетные регистрационные формы, использует их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• Осуществляет документальное оформление решений руководителя, доводит до сведения работников учреждения устные распоряжения руководителя (лица, исполняющего обязанности руководителя), его заместителей;
• Подготавливает отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений руководителя;
• Работает со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов учреждения, ежедневно проверяет электронную почту, пользуется системами электронного документооборота;
• Информирует работников учреждения о решениях руководителя;
• Рассылает приглашения подтвердившим участие в мероприятии, осуществляет сбор необходимых документов и проектов документов у докладчиков и участников мероприятия, рассылает информационные материалы участникам конферентного мероприятия;

Требования:

• Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности;

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя, сб., вскр. - выходной.
• Оформление согласно ТК РФ