Координатор тендерных проектов

Координатор тендерных проектов / менеджер по сопровождению тендеров

ООО «СМТтех» — стабильная торгово-инжиниринговая компания, один из заметных интеграторов решений для производства электроники.

Мы поставляем промышленное оборудование, комплектующие и технологические решения, развиваем сервисное направление, работаем с крупными производственными предприятиями, коммерческими заказчиками и компаниями с государственным участием.

Сейчас мы создаем новую должность — координатора тендерных проектов.

Нам нужен человек, который возьмет под контроль процесс проработки тендеров после их регистрации в Битрикс24: определит необходимые действия, подключит ответственных сотрудников, установит внутренние сроки, проконтролирует получение информации и не позволит перспективному тендеру остаться без полноценной проработки.

Это не вакансия исключительно для подготовки и загрузки тендерной документации. Главная задача сотрудника — организовать совместную работу менеджеров, закупщиков, товароведов, тендерной службы, технических специалистов и юристов так, чтобы по каждому тендеру своевременно было принято обоснованное решение и, при наличии возможности участия, подана заявка.

Чем предстоит заниматься

• Работать с крупными заказчиками, сложными техническими проектами и разными видами закупочных процедур.

• Принимать в работу тендеры, зарегистрированные в CRM-системе.
• Изучать тендерную документацию, выделять ключевые требования, сроки, этапы проработки и потенциальные риски.
• Совместно с тендерной службой проводить первичную оценку поступивших закупок.
• Определять, какая информация и от каких сотрудников необходима для принятия решения об участии.
• Устанавливать внутренние сроки с учетом даты окончания подачи заявок и контролировать их соблюдение.
• Добиваться от ответственных сотрудников конкретного и обоснованного результата или мотивированного заключения о невозможности участия.
• Контролировать проработку технической и коммерческой части тендера, не подменяя профильных специалистов.
• Организовывать поиск альтернативных решений с помощью смежных подразделений, если первоначальный вариант не подходит.
• Проверять обоснованность причин отказа от участия в тендере.
• Не допускать ситуаций, при которых тендер остается без проработки.
• Оперативно эскалировать руководителю отдела продаж нарушения внутренних сроков и другие риски срыва подачи заявки.
• Проводить короткие рабочие совещания по сложным и срочным тендерам.
• Координировать подготовку запросов на разъяснение положений закупочной документации.
• При необходимости участвовать в подготовке заявки и других этапах закупочных процедур.
• Контролировать своевременность подачи заявки и сопровождать тендер до момента ее подачи.
• Проверять корректность объявленных причин отказа от участия или проигрыша.
• Еженедельно готовить для руководителя отдела продаж отчет по текущим тендерам, проблемным ситуациям, причинам отказов и потерям.
• Анализировать причины непринятия участия и предлагать изменения внутренних процессов.
• Участвовать в развитии автоматизации, аналитики и отчетности по тендерному направлению.
• Участвовать в разработке и совершенствовании внутреннего регламента работы с тендерами.

Какой результат мы ожидаем

• Каждый потенциально интересный тендер своевременно рассмотрен.
• По каждому тендеру принято конкретное и обоснованное решение.
• Перспективные закупки не теряются из-за отсутствия ответа или несоблюдения внутренних сроков.
• Заявки, по которым принято решение об участии, подготовлены и поданы вовремя.
• Руководитель отдела продаж получает объективную информацию о причинах отказов и проблемах в работе.
• Увеличивается количество качественно проработанных и поданных заявок.

С кем предстоит взаимодействовать

• с руководителем отдела продаж;
• Со специалистами отдела продаж;
• с тендерной службой;
• с закупщиками;
• с техническими специалистами;
• с юридическим отделом;
• с руководителями других подразделений компании.
• с аналитиками и разработчиками используемой в компании CRM-системы;

Что для нас важно

• Опыт координации проектов, продаж, закупок, тендерной работы или взаимодействия нескольких подразделений.
• Умение организовать работу коллег и довести поставленную задачу до конкретного результата.
• Настойчивость и способность требовательно контролировать выполнение задач.
• Умение добиваться ответа, не переходя к конфликтному стилю общения.
• Высокая личная организованность и внимательность к срокам.
• Способность одновременно держать в работе несколько проектов с разными сроками и участниками.
• Инициативность и готовность самостоятельно разбираться в возникающих проблемах.
• Аналитическое мышление и способность отличить объективную причину отказа от формальной отписки.
• Уверенное деловое общение с сотрудниками разных подразделений и уровней.
• Способность оперативно эскалировать проблему, когда решить ее на рабочем уровне не удается.
• Опыт работы в CRM либо готовность быстро его освоить.

Будет преимуществом

• Опыт работы с тендерами, государственными или коммерческими закупками.
• Понимание общей логики закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
• Опыт подготовки или сопровождения тендерных заявок.
• Опыт работы в продажах или поставках технически сложной продукции.
• Опыт координации закупщиков, технических специалистов и менеджеров по продажам.
• Техническое, экономическое или юридическое образование.
• Опыт участия в настройке бизнес-процессов, автоматизации или управленческой отчетности.

Глубокое знание законодательства о закупках не является обязательным: по специализированным правовым и процедурным вопросам сотруднику будут помогать тендерная служба и юридический отдел.

Вам подойдёт эта работа, если вы

• не ждете, пока проблема решится сама;
• умеете задавать прямые вопросы и добиваться конкретных ответов;
• спокойно напоминаете о сроках столько раз, сколько необходимо;
• можете быть требовательным, сохраняя нормальные рабочие отношения;
• не боитесь обращаться к руководителю, когда сотрудник не выполняет задачу;
• способны разобраться в новом процессе и постепенно стать в нем экспертом;
• предпочитаете работу, в которой результат можно увидеть в конкретных цифрах.

Условия

• Работа в стабильной торгово-инжиниринговой компании.
• Оформление по трудовому договору.
• Полностью официальное трудоустройство.
• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Своевременные выплаты заработной платы 2 раза в месяц
• Работа в офисе в Москве, без удаленного и гибридного формата.
• Испытательный срок — 3 месяца.
• ДМС после испытательного срока
• Кофе, чай и оплачиваемый обед в офисе
• Подчинение руководителю отдела продаж.
• Новая штатная должность с возможностью непосредственно влиять на формирование и развитие процесса.
• Поддержка со стороны опытной команды технических специалистов, тендерной службы и юристов.