Секретарь руководителя

Обязанности:

1. ФУНКЦИИ: 1.Организационно-техническое обеспечение деятельности генерального директора.Ведение делопроизводства.
2. Обязанности :

• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и соблюдением распоряжений, а также сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль.
• Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, архив документов, писем, информационных материалов и иных документов, участвует в разработке номенклатуры дел.Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.
• Осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений предприятия.Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись генеральному директору, обеспечивает качественное их редактирование
• Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний:
• проводимых генеральным директором;
• Совета директоров;
• Общего собрания акционеров.
• Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатает по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Заказ канцелярских товаров для офиса
• Сканирование документов
• Электронная почта (с проверкой подлинности адресов )

Требования:

• нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;

Условия:

• есть парковка на территории
• зоны отдыха