Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля

Обязанности:

• организует прием посетителей начальником Управления и его заместителями;

  выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления и его заместителями;

  осуществляет сбор необходимых документов;

  оповещает участников совещания или заседания о времени, месте их проведения, повестке дня;

  осуществляет регистрацию участников совещания, заседания;

  ведет протоколы оперативных совещаний;

  осуществляет подготовку планов оперативных совещаний по текущим вопросам Управления и материалов по их исполнению;

  получает необходимые начальнику Управления и его заместителям сведения от структурных подразделений Управления или исполнителей, вызывает по их поручению работников;

  организует телефонные переговоры начальника Управления и его заместителей, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие начальника Управления и его заместителей принятые сообщения и доводит до их сведения их содержание;

  передает и принимает информацию по приемно–переговорным устройствам. Осуществляет их учет в специальном журнале;

  выполняет по указанию начальника Управления и его заместителей машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на персональном компьютере;

  принимает документы на подпись начальнику Управления и передает их после рассмотрения специалисту отдела, отвечающего за организацию делопроизводства;

  обеспечивает рабочее место начальника Управления канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие их эффективной работе;

  следит за состоянием персонального компьютера и соблюдает при работе с ним требования по эксплуатации и технике безопасности;

  по поручению начальника отдела осуществляет подготовку документов, связанных с делопроизводством Управления;

  осуществляет приём обращений (запросов), поступающих в Форме электронного документа на официальный адрес электронной почты Управления;

  осуществляет подготовку и оформление приказов
  и распоряжений начальника Управления по основной деятельности, внесение в них изменений.

  осуществляет регистрацию приказов (распоряжений) Управления в соответствующих журналах учета, передачу копий приказов (распоряжений) адресатам в соответствии с указателем (расчетом) рассылки на бумажном носителе или в электронном виде в течение пяти рабочих дней с даты регистрации приказа;

  осуществляет уничтожение бланков писем и распорядительных документов с изображением Государственного герба Российской Федерации в Управлении, контролирует их использование;

  регистрирует исходящую корреспонденцию;

  участвует в экспертной оценке сроков хранения и ценности документов.

  выполняет иные поручения и указания начальника отдела в пределах компетенции отдела;

  соблюдает положения Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих аппаратов районных (городских) и гарнизонных военных судов, Управления Судебного департамента в Челябинской области;

Требования:

• На должность ведущего специалиста назначаются лица с высшим образованием.

Условия:

• В соответствии с Федеральный законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.