Офис-менеджер / Помощник директора студенческого городка

Студенческий городок ИТМО на Вяземском переулке — это современное пространство, где созданы все условия для жизни, учебы и развития талантов.
Мы ищем системного и ответственного человек, который станет надежной опорой для директора и связующим звеном между администрацией и студентами. Это роль системного организатора, который обеспечивает порядок в документах, процессах и коммуникациях.

Обязанности:

• документооборот и делопроизводство. Прием, регистрация, контроль исполнения и архивация документов (приказы, письма, отчеты, счета, акты). Обеспечение сохранности и конфиденциальности данных;
• организация работы офиса. Подготовка к встречам и совещаниям, координация мероприятий, контроль соблюдения внутренних регламентов;
• командная координация. Налаживание информационного обмена между отделами, участие в оптимизации внутренних процессов;
• коммуникация со студентами. Оперативное решение бытовых и административных вопросов жильцов, ведение информационного центра (обработка обращений, работа со стендами);
• поддержка директора. Выполнение поручений, сбор и анализ данных для отчетов по ключевым показателям работы городка, подготовка материалов для переговоров с подрядчиками.

Требования:

• оконченное высшее или среднее профессиональное образование;
• знание английского языка (минимум В1.2). Знание китайского языка будет вашим преимуществом;
• опыт работы с первичной финансовой документацией (счета, УПД, накладные, акты), внимание к деталям и аккуратность в работе с документами;
• умение находить общий язык с самыми разными людьми, независимо от темперамента и культурных традиций;
• системность, методичность, серьезный подход к выполнению задач и готовность к живому общению.

Условия:

• ИТМО – первый неклассический университет в ТОП-100 рейтинга работодателей;

• оформление по ТК РФ с первого рабочего дня, срочный трудовой договор (декретная ставка);

• полугодовые премии по результатам работы;

• полис ДМС по истечении определенного срока работы;

• более 30 внутренних курсов повышения квалификации;

• возможность проходить внешнее обучение за счет работодателя;

• несколько иностранных языков для бесплатного изучения с сертифицированными преподавателями и носителями;

• заботливые коллеги, знающие толк в экологичных коммуникациях;

• система адаптации с индивидуальными наставниками;

• доступ к библиотечному фонду ИТМО, а также бесплатный доступ к платформе “ЛитРес: библиотека” и к библиотеке “Alpina Digital”;

• бесплатные регулярные и разовые сеансы у корпоративных психологов и коучей;

• скидки на фирменную продукцию в ITMO.Store и скидки от партнеров ИТМО;

• льготное посещение театров, музеев и концертных площадок города;

• мероприятия для сотрудников: лекции с представителями науки, бизнеса и медицины, спортивные мероприятия, дни донора, праздники и корпоративы.