Менеджер по тендерам и проектной координации (BTL-агентство)

Мы ищем внимательного и системного специалиста, который будет отвечать за координацию процессов между клиентами, внутренними командами, юридическим и финансовым отделами.

Основная задача роли — обеспечить полный порядок в документообороте и сопровождении проектов: от получения запроса клиента и подготовки необходимых документов до полного закрытия проекта.

Основные задачи:

Тендерное и клиентское сопровождение:

• Прием и обработка тендерных предложений
• Подготовка необходимой документации для участия в тендерах.
• Заполнение тендерных форм, сбор документов и контроль сроков подачи.
• Коммуникация с отделами закупок клиентов по вопросам документов, договоров, требований и статусов.
• Ведение истории взаимодействия с клиентами.

Договорная работа:

• Ведение реестра договоров с клиентами.
• Контроль актуальности договоров, дополнительных соглашений и приложений.
• Подготовка документов совместно с юристом.
• Контроль подписания договоров и необходимых документов.
• Отслеживание сроков действия договоров.

Координация проектов:

• Контроль прохождения проекта на всех этапах после получения заказа.
• Сбор статусов от менеджеров проекта.
• Контроль наличия необходимых документов по проектам.
• Передача актуальной информации в финансовый отдел.
• Контроль сроков закрытия проектов.
• Проверка готовности закрывающих документов: акты, отчеты, подтверждающие материалы.
• Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам закрытия проектов.

Внутренняя координация:

• Подготовка внутренних задач и брифов для команд при необходимости.
• Синхронизация работы аккаунтов, продакшена, финансового и юридического блоков.
• Контроль соблюдения внутренних процессов.

Нам нужен человек, который:

• Любит порядок в документах и процессах.
• Внимателен к деталям и срокам.
• Умеет работать с большим объемом информации.
• Грамотно ведет деловую переписку.
• Не боится большого количества согласований и коммуникаций.
• Умеет доводить задачи до полного завершения.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в рекламном, event- или BTL-агентстве.
• Опыт работы с договорами, тендерами или закупочными отделами клиентов.
• Опыт взаимодействия с бухгалтерией и юридическим отделом.
• Навыки работы с таблицами, CRM и системами учета проектов.

Условия:

• График 5/2, рабочий день с 11:00 до 19:00
• Офис в команде единомышленников, которые любят спорт, музыку и активную жизнь
• Возможность быть частью крупнейших фестивалей и уникальных проектов по всей России
• Простор для профессионального роста и реализации своих идей