проспект 60-летия Октября 8
Обязанности
Организовывать жизнедеятельность офиса: обеспечивать сотрудников канцелярией, расходными и хозяйственными материалами, вести учёт запасов, формировать заявки на закупку и контролировать поставки.
Принимать и распределять входящие звонки, фиксировать сообщения и передавать их ответственным сотрудникам; консультировать посетителей по базовым вопросам о работе компании
Встречать посетителей и представителей клиник, косметологов, дистрибьюторов; организовывать пропускной режим, координировать встречи с менеджерами по продажам и медицинскими специалистами, обеспечивать комфортные условия ожидания (вода/чай/кофе, навигация по офису). Организация фуршетов для гостей офиса в дни проведения учебных мероприятий
Вести документооборот: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, контролировать сроки ответов, формировать и хранить папки документов, сканировать и архивировать бумаги, следить за порядком в бумажных и электронных архивах, в том числе за хранением регистрационных удостоверений и сертификатов на косметологические препараты. Ведение протоколов собраний, планерок, печать приказов
Организовывать внутренние совещания и рабочие встречи (в т. ч. с участием врачей‑косметологов): бронировать переговорные, готовить технику и раздаточные материалы, согласовывать удобные слоты с участниками, вести краткие протоколы по итогам встреч.
Координировать работу подрядчиков и сервисных служб (курьеры, клининг, техобслуживание, доставка образцов), контролировать выполнение заявок, фиксировать гарантийные случаи и сроки устранения неполадок.
Поддерживать порядок и исправность офисного имущества: следить за состоянием мебели, оргтехники и бытовых приборов, своевременно выявлять неисправности и передавать заявки на ремонт.
Выполнять административные поручения руководства: готовить справки, сводки, списки, несложные отчёты, помогать в организации корпоративных мероприятий и внутренних процессов (в т. ч. обучающих мероприятий для косметологов).
Работать с офисными программами и корпоративными инструментами (MS Office, почта, мессенджеры, CRM/таск‑трекер, система учёта образцов и документов) — в зависимости от принятых в компании систем.
Требования
Опыт работы на административной должности (офис‑менеджер, администратор, секретарь) от 3 лет
Уверенное владение MS Word, Excel, умение работать с электронной почтой и мессенджерами.
Грамотная устная и письменная речь, знание основ делового этикета
Опрятный внешний вид
Организованность, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
Стрессоустойчивость и доброжелательность: готовность корректно взаимодействовать с гостями, коллегами и подрядчиками.
Готовность соблюдать правила работы с конфиденциальной информацией и документами на медицинские и косметологические продукты.
Знание 1С будет преимуществом
Быстрая обучаемость
Мы предлагаем:
Интересную работу в стабильной компании
Официальное трудоустройство, соблюдение ТК РФ
Молодой, дружный коллектив
Адекватное руководство
Стабильную заработную плату без задержек
Компенсацию проезда ( карта тройка или аналогичная сумма на бензин)
Сладкий подарок к Новому Году для детей до 18 лет
Фиксированная премия 10 000руб ко дню Рождения от руководства компании
Возможность получать профессиональные косметологические процедуры от врачей экспертного уровня в рамках мастер- классов для слушателей учебного центра компании
Стильный свежий офис в 10 мин пешком от м. Академическая
Работа с продуктом, за который не стыдно
