Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Ведение календаря руководителя: планирование встреч и совещаний, согласование времени с участниками, своевременное информирование об изменениях, разрешение накладок в расписании
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: приём, регистрация, распределение по адресатам, подготовка проектов писем и ответов по поручению руководителя, контроль получения ответов
• Подготовка материалов к совещаниям и заседаниям: сбор документов от исполнителей, сведение в единый комплект, проверка комплектности и сроков подачи, рассылка участникам
• Контроль исполнения поручений руководителя: ведение перечня поручений со сроками и ответственными, напоминание исполнителям, доклад руководителю о статусе
• Организационное сопровождение встреч: подготовка переговорной, встреча и сопровождение гостей, обеспечение бытовых условий на встречах и совещаниях (вода, чай, порядок в помещении)
• Ведение и упорядочение рабочих документов и файлов руководителя, поддержание системы хранения в актуальном состоянии
• Организация служебных поездок и командировок руководителя: заказ билетов, бронирование, оформление документов, взаимодействие с профильными подразделениями
• Взаимодействие с подразделениями Фонда и группы компаний, внешними организациями и подрядчиками по вопросам, отнесённым к компетенции руководителя
• Выполнение отдельных поручений руководителя в рамках его зоны ответственности

Требования:

• Грамотная письменная речь
• Готовность к ненормированному рабочему дню: рабочий график может смещаться, отдельные вопросы требуют решения вне стандартного рабочего времени
• Умение работать с информацией ограниченного доступа: часть документов и переписки, проходящих через помощника, не подлежит разглашению
• Устойчивость к параллельным задачам: одновременно в работе находится несколько несвязанных направлений, приоритеты меняются в течение дня
• Опыт работы от 1 года на административных должностях: помощник руководителя, ассистент, секретарь, офис-менеджер, администратор, координатор, специалист по документообороту

Специальные навыки:

• Уверенная работа с офисными приложениями: текстовый редактор, электронные таблицы, презентации, электронная почта, календарь
• Навык деловой переписки: подготовка писем, служебных записок, ответов на обращения; знание правил оформления служебных документов
• Навыки работы с системами электронного документооборота и с задачниками (Яндекс.Трекер, Jira, аналогичные) либо готовность освоить их в первые недели работы
• Организация видеоконференций и работа в средствах корпоративных коммуникаций
• Умение работать с большим объёмом информации: выделять главное, готовить краткие сводки и справки по объёмным материалам
• Навыки планирования и контроля сроков, ведение перечня поручений
• Готовность применять в работе инструменты искусственного интеллекта и понимание границ их применимости: результат требует проверки
• Деловой этикет, культура телефонных переговоров, навык работы с посетителями

Условия:

• Официальное трудоустройство со всеми гарантиями и льготами, предусмотренными ТК РФ
• Корпоративный транспорт
• Возможности для профессионального роста: программы развития и обучения для повышения квалификации
• Забота о здоровье и корпоративный спорт: обслуживание в Медицинском центре «Сириус», собственные фитнес-залы, тренировки с инструкторами, спортивные секции, корпоративные скидки в сети премиальных фитнес-клубов
• Корпоративные льготы и скидки: специальные условия от партнеров на посещение культурных, развлекательных и спортивных мероприятий