Специалист по документообороту (офис-менеджер)

Мы ищем активного и внимательного сотрудника для организации жизнедеятельности команды. Вы станете тем человеком, который делает работу коллектива комфортной и эффективной, самостоятельно управляя своим временем.

О нас и задачах роли:

• Наш формат работы — офис с последующим переходом на гибридный график.
• Для студентов возможен гибкий график при условии наличия профильного опыта административной работы.

Основные обязанности:

• Организация онлайн-встреч и совещаний, ведение календарей руководителя и команды (Google Calendar). Старт рабочего дня строго в 9:00.
• Координация подготовки и отправки документации: договоры, счета, акты, отчёты.
• Поддержание порядка в системах электронной почты, облачных хранилищах и CRM.
• Контроль офисных закупок, расходных материалов и взаимодействия с подрядчиками.
• Решение текущих административных вопросов распределённой команды.
• Создание презентаций, таблиц и иных материалов по запросу руководства.

Требования к кандидату:

Опыт работы:

Обязателен опыт административной работы от 6 месяцев.

Рассматриваем кандидатов с опытом на позициях менеджера проектов, помощника руководителя, офис-менеджера, специалиста бэк-офиса, бухгалтера первичной документации или ассистента отдела.

Важно: не рассматриваем опыт работы бариста, курьером, продавцом-консультантом или официантом. Для студентов требования к опыту не отменяются: необходим подтвержденный стаж в административной работе (помощник деканата, секретарь учебной части, администратор учебного центра).

Профессиональные навыки

• Уверенное владение MS Office / Google Suite.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Желательно: успешный опыт организации онлайн-мероприятий, начальные навыки графических редакторов (Canva), работа с ЭДО и цифровыми подписями, основы закупок товаров и услуг онлайн.

Инструменты и Soft Skills

• Владение инструментами совместной работы (Google Workspace, Microsoft 365).

• Навыки уверенной работы в CRM-системах (будет плюсом знакомство с Bitrix24).

• Свободное владение электронными каналами коммуникации (Telegram, Zoom, Google Meet).

• Высокий уровень ответственности, организованности и тайм-менеджмента.

• Способность чётко формулировать мысли письменно.

• Проактивность, стрессоустойчивость и эмпатия в общении с коллегами и партнёрами.

• Готовность быстро осваивать новые технологии.

Необходимые условия труда при гибридном графике:

• Исправное оборудование: современный компьютер/ноутбук, гарнитура (наушники + микрофон), веб-камера.
• Организованное рабочее место: отдельное тихое пространство без фонового шума для проведения встреч.
• Готовность к онлайн-взаимодействию в рабочие часы.

Условия работы:

• График: 5/2, начало рабочего дня в 9:00, окончание в 18:00.
• Оформление: Официальное трудоустройство по ТК РФ, статус самозанятого (СМЗ) или договор ГПХ (обсуждается индивидуально).
• Офис: Комфортное рабочее пространство в районе метро Площадь Александра Невского.