Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

В функции помощника генерального директора входят:

• организационное и информационное обеспечение деятельности Генерального директора (высшего руководства);
• контроль приема и своевременной передачи в структурные подразделения или конкретным исполнителям корреспонденции, документации (запросы), поступающих на рассмотрение Генерального директора (высшего руководства);
• вызов курьера для отправки писем, посылок, уведомление инициатора об отправке/доставки писем, посылок;
• подготовка документации и материалов, необходимые для работы Генерального директора (высшего руководства);
• организация ведения делопроизводства: генерального директора (высшего руководства) состоянии исполнения документов (запросов);
• организация проведения переговоров и встреч Генерального директора (высшего руководства);
• организация проведения телефонных переговоров Генерального директора
• выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (высшим руководством) (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени месте проведения, повестке дня, их регистрация и т.п.), оформление и ведение протоколов совещаний и заседаний;
• выполнение работ по организации командировок Генерального директора (высшего руководства, руководителей подразделений) Общества и при необходимости заказчиков Общества (заказ и резервирование мест в гостиницах, подготовка необходимой документации и т.д.);
• обеспечение рабочего места Генерального директора (высшего руководства) необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его (их) эффективной работе;
• подготовка отчетов в рамках своей профессиональной деятельности о совершенных тратах в отчетном периоде для предоставления в бухгалтерию;
• формировать дела согласно утвержденной номенклатуре, обеспечивать их сохранность и своевременную сдачу в архив;
• исполнение иных поручений Генерального директора (высшего руководства).

Требования:

Помощник ген.директора должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, нормативную документацию, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

структуру и руководящий состав Общества и ее подразделений;

методы оформления и обработки документов;

правила делового общения;

правила ведения деловой переписки с использованием типовых форм;

архивное дело;

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

Условия:

• официальное трудоустройство
• социальные гарантии