Руководитель группы документооборота

Цель роли

Обеспечить бесперебойную и эффективную работу Отдела документооборота за счёт оперативного управления группами «Архив» и «Единое окно», контроля качественных и количественных показателей, выравнивания загрузки сотрудников, соблюдения дисциплины и непрерывного повышения производительности отдела.

Прошу в сопроводительном письме указывать ожидания по доходу.

Должностные обязанности:

Оперативное управление двумя группами: обеспечивать слаженное взаимодействие групп: отсутствие разрывов в передаче документов, единые стандарты качества и сроков, исключение дублирования операций:

• Управлять ежедневной работой группы «Единое окно»: контролировать первичную проверку документов, корректность оформления, маршрутизацию на согласование и коммуникацию с коммерческими подразделениями.
• Управлять группой «Архив»: приём, учёт, верификацию, сканирование, систематизацию и хранение документов; экспертизу ценности, отбор на уничтожение, подготовку к передаче в удалённый архив; выдачу и контроль возврата документов.

Контроль показателей и повышение производительности: еженедельный мониторинг показателей эффективности.

Контроль загрузки и дисциплины: ежедневно отслеживать загрузку сотрудников обеих групп, равномерно распределять задачи между офисами

Организация документооборота и соблюдение стандартов: актуализировать регламенты, обеспечить выполнение стандартов и обучение специалистов

Требования к кандидату:

• Уровень образования: высшее, желательно профильное;
• Опыт работы бухгалтером на участке Авансовые отчеты от 2-х лет;

Требования к кандидату

• Опыт руководящей работы в отделе документооборота от 2 лет.
• Опыт управления сотрудниками численностью от 10 человек.
• Практический опыт работы с KPI и отчётностью: умение ставить цели, собирать и анализировать данные, выявлять отклонения, предлагать и внедрять корректирующие меры.
• Опыт оперативного управления: распределение загрузки между сотрудниками и офисами, работа в условиях пиковых нагрузок, быстрое закрытие узких мест.
• Знание стандартов документооборота, правил хранения, учёта и уничтожения документов.
• Сильные управленческие и коммуникационные навыки: способность договариваться с разными стейкхолдерами, доносить требования, мотивировать команду и снимать сопротивление изменениям.
• Аналитическое мышление, внимание к деталям, ориентация на результат и соблюдение сроков.

Ключевые компетенции

• Внимательность к деталям. Способность выявлять ошибки и несоответствия в документации до их попадания в Оборотную базу. Каждая проверенная деталь — это предотвращённая проблема в будущем.
• Аналитические способности. Умение быстро классифицировать документы и определять оптимальную схему согласования. Правильная маршрутизация критична для соблюдения сроков.
• Скорость обработки и управление загрузкой. Оперативная работа с документами и грамотное распределение задач между сотрудниками и офисами напрямую влияют на соблюдение сроков реализации проектов.
• Коммуникабельность. Вежливое и профессиональное общение с сотрудниками коммерческих подразделений. Руководитель — лицо отдела, формирующее впечатление о всей команде.
• Работа с данными и метриками. Сбор, проверка и интерпретация KPI, подготовка отчётов и предложений по улучшению.

Мы предлагаем:

• ДМС после исп. срока;
• Кафетерий льгот после 6 месяцев работы;
• Компенсация проезда;
• 3 бесплатные психологические консультации в год (по запросу);
• Белые своевременные выплаты, официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Возможность выбора графика работы: с 9:00 до 18:00 / с 8:00 до 17.00, пятница сокращенный день;
• Комфортабельный офис - Бизнес Центр Туполев плаза 2 (Академика Туполева 15 к 22).

  Присоединяйся к нам!