Главный специалист по договорной работе

АО «Кронштадт» — российская высокотехнологичная компания, специализирующаяся на разработке и производстве наукоемкой продукции и решений для гражданского и оборонного рынков. Компания обладает уникальным опытом в проектировании и производстве беспилотных авиационных систем, бортового оборудования и целевых нагрузок БЛА, наземных пунктов управления.

Обязанности:

• Документооборот подразделения. Ведение реестра внутренней документации: приказов, распоряжений, служебных записок и протоколов совещаний. Проверка поступающих документов на корректность оформления, соответствие регламентам. Организация согласования и сбора подписей с использованием внутренней системы электронного документооборота (СЭД). Архивация и систематизация завершенных дел для последующей передачи в корпоративный архив.

• Контроль исполнения поручений. Ведение базы/реестра поручений руководителя подразделения; Сбор данных и первичное формирование справок по запросам контролирующих органов; Мониторинг внешних входящих поручений (от головного офиса, кураторов или смежных департаментов). Систематическое информирование ответственных лиц о приближающихся дедлайнах. Ведение базы данных по проектным контрактам. Подготовка ежедневных/еженедельных сводок руководителю о статусе выполнения задач.
• Межфункциональная координация. Обеспечение информационного обмена между дирекцией по управлению программами и смежными отделами (финансы, юристы, закупки, IT-поддержка). Организация совещаний и встреч (согласование времени, рассылка приглашений, бронирование переговорных). Фиксация и рассылка протоколов с распределением ответственности по итогам встреч.
• Администрирование командировок (координация). Прием и проверка заявок на командирование от сотрудников подразделения. Формирование служебных заданий и заявок на бронирование (билеты, гостиницы, трансферы) и оперативная передача их в профильный отдел компании. Передача полученных первичных документов в бухгалтерию для списания подотчетных сумм (авансовые отчеты).
• Выполнение отдельных поручений непосредственного руководителя.

Требования:

• Опыт работы в административной / проектной поддержке от 2 лет.
• Опыт работы с ГОЗами будет преимуществом.
• Уверенный пользователь MS Office (Excel — сводные таблицы, ВПР; Outlook — календари; Word — шаблоны документов).
• Опыт работы с корпоративной системой электронного документооборота (СЭД) — желательно [1С:Документооборот, SAP, Directum].
• Понимание основ делопроизводства (постановка резолюций, регистрация входящих/исходящих).
• Высшее образование: управление, экономика или право будет преимуществом

Мы предлагаем:

• Работу в крупной российской Компании - лидер по разработке и производству беспилотных авиационных комплексов.
• Соблюдение всех норм Трудового кодекса РФ.
• Возможность профессионального и карьерного роста.
• ДМС с расширенным пакетом услуг.
• Корпоративные скидки от партнёров (фитнес, образовательные курсы, и пр.).
• Достойный уровень заработной платы, надбавки за стаж работы в компании.
• Комфортабельный современный офис в районе ст. м. Некрасовка.
• Для удобства сотрудников запущены рейсы корпоративного автобуса от метро Некрасовка (5 минут), Нижегородская (20 минут), от станции Люберцы (10 минут).