Секретарь офиса

В роли Секретаря / Администратора офиса Вы будете отвечать за ежедневную административную работу офиса и взаимодействовать с сотрудниками, гостями и внутренними подразделениями компании.

Важным для этой роли будет умение быстро ориентироваться в текущих вопросах, внимательно работать с информацией и поддерживать доброжелательное и профессиональное взаимодействие с коллегами.

По мере освоения основных задач можно принимать участие в дополнительных проектах, например в организации корпоративных мероприятий и взаимодействии с арендодателями и поставщиками.

Предусмотрена возможность доставки до офиса корпоративным транспортом.

Обязанности:

• Прием, обработка и распределение входящей и исходящей документации и корреспонденции.
• Встреча, сопровождение и ориентирование гостей в офисе компании.
• Организация корпоративных командировок: бронирование транспорта и гостиниц, оформление визитов на объекты филиалов.
• Координация размещения вахтовых сотрудников компании.
• Работа с базами данных и электронными таблицами, ведение учета материалов и ресурсов.
• Заказ и контроль запасов канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров и продуктов питания.
• Обработка финансовых документов и подготовка необходимой отчетности.
• Организация внутренних коммуникаций и корпоративных рассылок.
• Взаимодействие с сотрудниками и внутренними подразделениями по текущим административным вопросам.
• Участие в дополнительных административных задачах и проектах офиса.

Требования:

• Опыт работы секретарем, офис-менеджером или администратором офиса от 1 года.
• Опыт работы в нефтесервисной, производственной или другой крупной компании будет преимуществом.
• Готовность к большому объему коммуникации и разнообразным задачам в течение рабочего дня.
• Умение выстраивать доброжелательное и профессиональное взаимодействие с коллегами и гостями компании.
• Готовность оперативно реагировать на запросы и помогать в решении административных вопросов.
• Умение корректно взаимодействовать с сотрудниками разных уровней и соблюдать деловой формат коммуникации.
• Английский язык на среднем уровне.
• Уверенное владение MS Office: Outlook, Word, Excel.
• Внимательность при работе с документами и информацией.

Условия:

• Срочный трудовой договор на период отсутствия сотрудника
• Работа с штате крупнейшей нефтесервисной компании
• График работы 5/2, полный рабочий день
• Возможность доставки до офиса корпоративным транспортом (несколько точек в черте города)
• ДМС со стоматологией для сотрудника и двух близких родственников; страхование от несчастных случаев
• Оплата медосмотра (первичный и периодичесикй);
• Корпоративные подарки за юбилей работы, новогодние подарки для детей;
• Профессиональное обучение и наставничество;
• Корпоративные мероприятия (Family day, One Weatherford day);
• Дополнительные выплаты при разных жизненных cобытиях;