Координатор IT-документооборота и закупок

ЯРКО — крупная анимационная студия полного цикла, входящая в ГПМ КИТ в составе «Газпром-Медиа Холдинга». Мы создаём анимационные сериалы и полнометражные фильмы для широкой аудитории. Ищем координатора, который возьмёт на себя документооборот, сопровождение IT-закупок и взаимодействие с бухгалтерией, юристами, закупочными подразделениями. IT-департамент — это технический директор, два специалиста поддержки и команда разработчиков из 8–10 человек. Вы будете владельцем административного контура IT-департамента: от корректного оформления документов до своевременных закупок и оплат.

Обязанности:

• Оформлять и запускать в 1С договоры, доп. соглашения, акты, счета и заявки;
• Контролировать согласования с руководителями, бухгалтерией, юристами и закупками, отрабатывать комментарии и корректировать документы;
• Переводить технические запросы команды в понятные для финансовых и юридических служб формулировки;
• Сопровождать IT-закупки: оборудование, ПО, лицензии, периферию, проверять соответствие бюджету и готовить документы к оплате;
• Вести реестр договоров, заявок, счетов и актов, контролировать статусы, сроки и риски задержек;
• Работать с контрагентами и организовывать получение, подписание и передачу оригиналов закрывающих документов;
• Сопровождать договоры с исполнителями по ГПХ: собирать информацию о выполненных работах, готовить приложения и акты, оформлять заявки на оплату, контролировать подписание и выплаты;
• Консультировать сотрудников по оформлению новых договоров и изменениям в действующих;
• Вести график отпусков IT-департамента и отслеживать пересечения отпусков взаимозаменяемых сотрудников;
• Работа с действующими договорами и закрывающими документами по ГПХ занимает ориентировочно 30–40% времени;
• В периоды массового оформления или переоформления договоров эта доля может увеличиваться.

Мы ожидаем:

• Опыт работы с договорами, допсоглашениями, актами, счетами и заявками;
• Практический опыт работы в 1С: документооборот, бухгалтерия, закупки или аналогичные системы;
• Понимание базовой логики бюджетирования и закупок: планы, лимиты, регламенты и согласования;
• Умение грамотно составлять и редактировать деловые документы;
• Внимательность, системность, ответственность и умение работать с несколькими задачами одновременно;
• Будет плюсом опыт взаимодействия с бухгалтерией, юристами, финансами и бюджетными контролёрами, а также работы в крупных компаниях, IT-, digital-, медиа- или проектной среде.

Условия:

• Полная занятость, работа в офисе: ИЦ «Сколково», БЦ «Стратос», около 8 минут пешком от станции «Сколково» МЦД-1 (D1);
• Прямой путь от Белорусского вокзала до офиса занимает около 40 минут;
• График: 9:00–18:00 или 10:00–19:00;
• Официальное оформление, ДМС с первого дня работы;
• Работа в крупной анимационной студии федерального уровня;
• Понятные процессы, формализованные регламенты и поддержка IT-команды;
• Уровень дохода обсуждаем индивидуально и определяем с учётом опыта работы с 1С, договорным документооборотом и закупочными процессами.