Event-менеджер / Менеджер по организации мероприятий

Кто мы?

UTS — более 30 лет на рынке делового туризма и MICE и Event. Мы организуем деловые поездки, корпоративные мероприятия и встречи по России и за рубежом, совмещая высокий уровень сервиса и креативный подход.

Мы уверены: путешествия и события вдохновляют, объединяют команды и создают ощутимый эффект для бизнеса — именно поэтому мы делаем проекты не «как обычно», а выше ожиданий.

UTS Travel & Events — компания с сильной экспертизой в сфере деловых поездок, MICE и Event мероприятий. Мы организуем проекты в России и за рубежом: конференции, выездные мероприятия, инсентив-программы, деловые встречи и комплексные MICE-проекты.

Мы приглашаем в нашу команду Event-менеджера, который умеет

превращать задачу клиента в качественное мероприятие: с идеей,

логикой, точной реализацией и высоким уровнем сервиса.

Обязанности:

• Ведение event-проектов полного цикла — от брифа до закрытия.
• Формирование структуры проекта, плана подготовки, таймингов и чек-листов.
• Постановка и распределение задач внутри проектной команды.
• Контроль сроков, дедлайнов и качества выполнения задач.
• Проведение статус-встреч с проектной командой.
• Ведение коммуникации с клиентом на всех этапах проекта.
• Участие в брифингах и рабочих встречах с клиентами.
• Проведение регулярных статус-встреч.
• Согласование программы, сметы, таймингов, площадок, подрядчиков и изменений по проекту.
• Оперативная обработка запросов клиента.
• Подготовка тендерных и коммерческих предложений.
• Участие в разработке креативных концепций совместно с креативной командой.
• Постановка задач дизайнерам и другим участникам разработки.
• Подготовка презентационных материалов.
• Подготовка и ведение проектных смет в формате нетто/брутто.
• Контроль бюджета, расходов и доходной части проекта.
• Контроль плановой и фактической рентабельности.
• Своевременная актуализация сметы при изменении проекта.
• Ведение и контроль реестра платежей и оплат поставщикам.
• Контроль финансового закрытия проекта.
• Поиск и подбор площадок, подрядчиков и поставщиков.
• Получение и анализ коммерческих предложений.
• Проведение внутренних тендеров по выбору подрядчиков.
• Ведение переговоров по стоимости и условиям сотрудничества.
• Постановка задач и проведение брифингов.
• Контроль сроков, качества и выполнения договоренностей.
• Координация всех основных блоков проекта: площадки, техническое обеспечение, застройка, декор, брендинг, контент, артисты и спикеры, регистрация, логистика, размещение, питание, сувенирная продукция, фото- и видеопродакшн, персонал.
• Подготовка операционного плана мероприятия.
• Формирование таймингов монтажа, мероприятия и демонтажа.
• Брифинг подрядчиков, координаторов и проектной команды.
• Работа на площадке и контроль готовности всех зон.
• Координация подрядчиков и команды в день мероприятия.
• Контроль качества реализации.
• Оперативное решение возникающих вопросов.
• Ведение полного комплекта проектной документации.
• Подготовка и контроль договорных и финансовых документов.
• Контроль договоров, приложений и дополнительных соглашений с клиентами и поставщиками.
• Сбор и проверка фактических расходов.
• Подготовка итоговой сметы.
• Контроль закрытия проекта в установленные сроки.
• Подготовка постпроектной, финансовой и аналитической отчетности.

Требования

• Высшее образование.
• Опыт работы в event/MICE-индустрии от 5 лет, преимущественно в сегменте корпоративных и деловых мероприятий.
• Практический опыт самостоятельного ведения мероприятий полного цикла.
• Опыт управления проектной командой.
• Опыт одновременного ведения нескольких проектов.
• Практический опыт работы на площадке.
• Опыт подготовки тендерных и коммерческих предложений.
• Опыт составления и ведения проектных смет, бюджетов и финансовой отчетности.
• Понимание принципов рентабельности event-проектов.
• Опыт взаимодействия с площадками, техническими подрядчиками, продакшенами, артистами и другими поставщиками event-услуг.
• Знание event-рынка и основных категорий подрядчиков.
• Умение формировать планы подготовки, тайминги, чек-листы и другую проектную документацию.
• Умение вести переговоры и клиентскую коммуникацию.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
• Уверенное владение Excel / Google Sheets, PowerPoint / Google Slides, Word / Google Docs.
• Умение работать со сметами и большими объемами данных.

Личные качества

• Высокая самоорганизация и ответственность за результат.
• Самостоятельность и инициативность.
• Системное и структурное мышление.
• Внимание к деталям.
• Умение расставлять приоритеты.
• Умение работать в режиме многозадачности и сжатых сроков.
• Проактивность и способность предлагать решения.
• Адаптивность и умение быстро принимать решения.
• Сильные коммуникативные и презентационные навыки.
• Умение работать в команде.

• Будет преимуществом

• Опыт работы в 1С, CRM.
• Опыт работы со смежными направлениями: PR, digital, SMM, фото- и видеопродакшн.

• Наличие портфолио реализованных проектов обязательно.

• Участие в презентации и защите предложений перед клиентом.
• Адаптация решений под задачи, требования и бюджет заказчика.