Делопроизводитель-нормоконтролер

Обязанности:

• Прием и регистрация заявок на сертификацию от юридических лиц-заявителей на сертификацию (организаций). Направление зарегистрированных заявок в орган по аккредитации. Регистрация выданных сертификатов в органе по аккредитации.
• Ведение сертификационных дел организаций (акты, отчеты, протоколы и т.д.). Нормоконтроль сертификационных документов. Контроль комплектности документов сертификационного дела и наличия подписей руководителя экспертной группы и аудиторов, принимавших участие в проверке. Сбор подписей при их отсутствии.
• Ведение реестров выданных сертификатов (в том числе на сайте компании) и решений по сертификации.
• Направление приказов о назначении экспертной группы заявителям на сертификацию и членам экспертной группы (внешним экспертам).
• Сканирование поступивших документов по аудитам и загрузка данных в CRM. Постановка в CRM задач сотрудникам в пределах компетентности делопроизводителя-нормоконтролера.
• Контроль сроков действия выданных сертификатов для формирования графиков инспекционного контроля.
• Подготовка почтовых отправлений. Регистрация входящих и исходящих писем. Мониторинг электронной почты. Удаление спама. Распределение писем по категориям и исполнителям. Пересылка писем специалистам или руководителям в соответствии с регламентом компании. Взаимодействие с курьерами.
• Отслеживание сроков исполнения задач специалистами в CRM.
• Помощь руководителю органа по сертификации и его заместителям в оформлении необходимой документации.
• Хранение актуальных версий инструкций, приказов и положений (управление регламентами). Архивирование.
• Своевременный заказ канцелярии, воды, бланков сертификатов.

Требования:

• Нужен в хорошем смысле "буквоед" - специалист с высокой степенью концентрации внимания, дотошный, скрупулезный, настойчивый, для которого фраза "умение работать в режиме многозадачности" - обычный стиль жизни делопроизводителя-нормоконтролера.
• Высшее или среднее специальное образование.
• Опыт делопроизводства не менее 3-5 лет.
• Понимание специфики деятельности компании или высокая скорость адаптации.
• Профильное обучение по специальности «Специалист по документационному обеспечению управления" будет вашим преимуществом.
• Уверенный пользователь ПК: Excel, Word; Adobe Acrobat, FineReader​, архиваторы WinRAR, 7-Zip; облачные хранилища (Яндекс.Диск) и т.д.
• Навыки работы в CRM (БИТРИКС24).
• Мы ищем человека, который быстро вольется в нашу команду. Для понимания специфики деятельности есть возможность бесплатного обучения на курсах повышения квалификации для общего понимания принципов работы органа по сертификации.

Условия:

• Полное соблюдение ТК РФ.
• Куратор в первую рабочую неделю.
• Заработная плата 70 000 руб. на испытательном сроке. Надбавка после завершения испытательного срока. Премирование по результатам командной работы органа по сертификации.
• Возможность обучение по профилю деятельности компании .
• Возможность карьерного роста.