Администратор

Наша клиника-бутик - частный медицинский Дом эстетической и инъекционной косметологии премиального уровня на Крестовском острове. Клиника переехала в новое пространство с современным интерьером, дорогостоящим оборудованием и четырьмя кабинетами.

У проекта есть медицинская лицензия, авторская концепция и база более 2 000 пациентов. Мы не начинаем с нуля: многие пациенты остаются с нами на протяжении лет, а сейчас клиника расширяет направления и формирует новую команду.

Мы не работаем в формате потоковой записи «с улицы». Каждый пациент проходит предварительное знакомство. В основе проекта - диагностика, индивидуальная архитектура лица и тела, врачебный подход, приватность и долгосрочный результат. Даже при полной загрузке клиника сохраняет ощущение частного приёма без спешки и конвейера.

УРОВЕНЬ РОЛИ

В рамках одной вакансии рассматриваем администратора и старшего администратора. Основной функционал общий. Уровень ответственности и доход зависят от опыта, самостоятельности и результата.

Администратор отвечает за смену, сервис, запись, оплаты, социальные сети клиники и порядок в системе. Старший администратор дополнительно координирует административную команду, контролирует показатели и исполнение регламентов. Это не позиция управляющего и не скрытая вторая должность.

ОСНОВНОЙ ФУНКЦИОНАЛ

• Подготовка клиники к смене и контроль клиентских зон

• Встреча и персональное сопровождение пациентов

• Ведение записи в CRM/МИС, подтверждение визитов, переносы, лист ожидания и заполнение свободных окон

• Общение с пациентами по телефону, в мессенджерах и социальных сетях

• Ежедневное ведение социальных сетей клиники: контроль Direct, ответы на все сообщения и комментарии, обработка обращений и запись пациентов

• Перенос обращений из социальных сетей в CRM/МИС, сопровождение до визита и публикация подготовленных материалов

• Сбор первичной информации и передача медицинских вопросов врачу без самостоятельных рекомендаций

• Координация расписания врачей, кабинетов и продолжительности визитов

• Контроль клиентского пути от первого сообщения до сопровождения после процедуры

• Напоминания, повторная запись и работа с возвращаемостью без агрессивных продаж

• Презентация специалистов и направлений в пределах административной компетенции

• Работа с кассой, терминалом, оплатами, чеками, возвратами и закрытием смены

• Оформление пациентов и контроль комплектности документов

• Контроль порядка, музыки, света, температуры, напитков и общего впечатления от пространства

• Контроль материалов и своевременная передача заявок на закупку

• Решение сложных сервисных ситуаций спокойно и без публичных конфликтов

• Соблюдение конфиденциальности пациентов и внутренних процессов

• Выполнение чек-листов, регламентов и задач в срок

ДЛЯ СТАРШЕГО АДМИНИСТРАТОРА

• Координация смен и административных задач

• Контроль работы администраторов и стандартов сервиса

• Адаптация и обучение новых сотрудников

• Контроль CRM/МИС, кассовой дисциплины и отчётов

• Контроль скорости ответа, конверсии в запись, отмен, свободных окон и повторных визитов

• Короткие планёрки и контроль исполнения задач

• Разбор повторяющихся ошибок и предложение решений

• Короткая отчётность управляющему и собственнику: цифры, причины и необходимые действия

ГРАНИЦЫ РОЛИ

Администратор не принимает медицинских решений и не заменяет врача. Старший администратор не заменяет управляющего. Стратегия, кадровые и финансовые решения, медицинские вопросы и ключевые правила остаются в зоне собственника, управляющего и медицинского руководителя.

РАСШИРЕННЫЙ КОНТЕНТНЫЙ ФУНКЦИОНАЛ

Базовое ведение социальных сетей, ответы на обращения, запись пациентов и публикация готовых материалов входят в основной функционал.

Если вы хорошо владеете Instagram, самостоятельно оформляете Stories, Reels и посты, работаете в Edits, знаете современные алгоритмы, умеете организовывать съёмки, готовить тексты, монтировать и анализировать контент, можем согласовать расширенный функционал. Его объём, KPI и дополнительная оплата определяются отдельно.

ВОЗМОЖНОСТЬ РОСТА

Сильный администратор может вырасти в старшего администратора, управляющего, бизнес-помощника или личного ассистента собственника. Постепенно могут добавляться организация задач собственника, контроль сроков, работа с подрядчиками, документами, календарём, информацией, контентом и отдельными проектами. При расширении ответственности пересматриваются должность и доход.

КОГО МЫ ИЩЕМ

Приоритет - опыт в косметологии, эстетической медицине, пластической хирургии или premium beauty. Рассмотрим кандидата из другой сферы частной медицины, hospitality, premium retail или сервиса при понимании эстетической медицины и требовательной аудитории.

Для нас важны:

• Опыт администратором желательно от 1 года

• Для старшего уровня - опыт координации смены, команды или процессов

• Грамотная речь, такт и профессиональная подача

• Уверенная работа с CRM/МИС, кассой, таблицами, мессенджерами и облачными документами

• Умение вести социальные сети и переводить обращения в запись

• Понимание конверсии, отмен, повторных визитов и загрузки

• Высокий сервис без фамильярности и давления на пациента

• Скорость, внимательность и умение вести несколько процессов

• Самостоятельность и привычка приходить с фактами и вариантами решения

• Конфиденциальность, честность и надёжность

• Современный визуальный кругозор

• Готовность работать рядом с активным собственником и соблюдать концепцию проекта

• Уверенное использование ChatGPT, Claude или аналогов с обязательной проверкой результата

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ

• Работу в новой клинике-бутике премиального уровня с лицензией и базой более 2 000 пациентов

• Современный интерьер, дорогостоящее оборудование и эстетически выверенную рабочую среду

• Приватный формат приёма без хаотичного потока и конвейера

• Стандарты сервиса, адаптацию и обучение внутренней системе

• Возможность влиять на пациентский путь и административные процессы

• Рост до старшего администратора, управляющего, бизнес-помощника или личного ассистента собственника

• Дополнительную оплату согласованного контентного или ассистентского функционала

• Индивидуальные условия на услуги клиники: косметологию, массаж лица и тела, ламинирование бровей и ресниц, макияж и другие направления

• Очный сменный график, точный режим обсуждается на собеседовании

• Парковку для персонала

ДОХОД

Младший администратор при необходимости усилить отдельные компетенции - 70 000-80 000 ₽ на руки.

Самостоятельный администратор - 80 000-120 000 ₽ на руки.

Старший администратор или сотрудник с расширенной зоной ответственности - 110 000-150 000 ₽ на руки.

Финальная сумма зависит от графика, опыта, самостоятельности, ответственности и результата.

ЛОКАЦИЯ

Крестовский остров, Петроградский район. Метро «Крестовский остров», «Спортивная», «Чкаловская». Есть парковка для персонала.

КАК ОТКЛИКНУТЬСЯ

Вместе с резюме напишите:

1. Где вы работали и за какие процессы отвечали?

2. Есть ли опыт в косметологии, эстетической медицине или premium beauty?

3. Координировали ли вы смены или сотрудников?

4. С какими CRM/МИС и кассовыми системами работали?

5. Какие социальные сети вели и умеете ли записывать через них пациентов?

6. Какие нейросети используете?

7. Какой уровень роли, график и доход рассматриваете?

Можно открыто сообщить о сильных и менее сильных компетенциях. При соответствии ключевым критериям рассмотрим кандидата и при наличии отдельных зон для обучения.

Для сильного кандидата возможны индивидуальные условия и скорректированный функционал.

Нам нужен человек, который соединяет сервис, порядок, скорость и нормальное человеческое отношение к пациенту и хочет расти вместе с проектом.