Офис-менеджер

В компанию «АВИАПАРТС» одного из крупнейших российских поставщиков авиационно-технического имущества, на конкурсной основе приглашается офис-менеджер

Обязанности:

• Регистрация договоров: учет, присвоение номеров, ведение реестра договоров и контроль их физического и электронного хранения.
• Взаимодействие с бухгалтерией: сбор, первичная проверка, систематизация и своевременная передача закрывающих документов (актов, накладных, счетов-фактур).
• Электронный документооборот: отправка, прием, распределение и подписание электронных документов через специализированные системы ЭДО (Диадок, СБИС и др.).
• Работа в 1С: оформление, проведение и учет транспортных документов (путевых листов, ТТН, ТН, актов и счетов на логистику).
• Мониторинг состояния техники: регулярная проверка исправности и работоспособности офисных принтеров, сканеров, МФУ, а также кухонного оборудования (кофемашин, холодильников, микроволновых печей, кулеров, посудомоечных машин).
• Своевременное информирование: немедленное уведомление ИТ-отдела (по оргтехнике), руководителя АХО или профильных сервисных служб о любых сбоях, поломках и технических ошибках оборудования.
• Организация ремонта: оперативный вызов профильных мастеров и специалистов для проведения диагностики, технического обслуживания и ремонта кухонной и оргтехники.
• Контроль расходных материалов: отслеживание остатков картриджей, бумаги, тонеров, а также средств для очистки кофемашин, фильтров для воды и моющих средств для кухни; своевременное информирование руководства о необходимости закупок.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: своевременный заказ и контроль поставок канцелярии, хозяйственных товаров, питьевой воды, чая, кофе и продуктов для сотрудников и гостей.
• Бумажный документооборот: прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей бумажной корреспонденции, посылок и курьерской доставки.
• Работа со звонками: прием, фильтрация и оперативное перенаправление входящих телефонных вызовов сотрудникам компании.
• Встреча посетителей: приветствие гостей и партнеров компании, организация зоны ожидания, приготовление чая или кофе для участников встреч.
• Управление чистотой: контроль работы уборщицы, поддержание порядка в общих зонах, кабинетах и на кухне.
• Трэвел-поддержка: заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, оформление виз и организация трансферов для командированных сотрудников.
• Организация совещаний: подготовка переговорных комнат, обеспечение участников канцелярией, водой, сбор и печать необходимых материалов к встречам.
• Координация персонала: распределение текущих задач курьеру и контроль их выполнения.
• Взаимодействие с арендодателем: своевременная передача заявок на пропуска, ремонт, обслуживание инженерных или коммунальных сетей здания.

Требования:

• Среднее-специальное/ высшее образование
• Опыт работы в указанной должности от 1 года;
• Уверенный пользователь компьютера, Интернет-ресурсами, MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Знание электронного документооборота, знание 1С;
• Доброжелательность, грамотная речь, знание делового этикета, аккуратный внешний вид, создание в компании позитивного настроения;
• Знание требований и правил ведения делопроизводства.

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• График работы пн.-пт. 09.00-18.00, сб., вс. – выходной;
• Заработная плата достойная, обсуждается с кандидатом;
• Работа в стабильной, динамично развивающейся компании;
• Современный комфортный офис.