Офис-менеджер

Обязанности:

1. Работа с электронной почтой организации, Почтой России по приему/отправке писем и иной корреспонденции. Взаимодействие с курьером и курьерскими службами. Взаимодействие с отделами по работе с документацией.
2. Регистрация входящей/исходящей документации, договоров, ведение соответствующих реестров. Отслеживание сроков отправки и передачи в отделы срочных документов.
3. Распределение входящей документации по отделам, осуществление хранения ( в бумажном и электронном виде) и архивации общей документации организации. Сканирование, поименование документов, распределение их в соответствующие папки на сервере.
4. Изготовление локальных актов организации по общей деятельности ( приказов, распоряжений), их регистрация, подписание, публикация для сотрудников, учет и хранение.
5. Сбор заявок с отделов на офисные и канцелярские принадлежности, почтовые принадлежности, чая, кофе, воды и иных хоз. принадлежностей для офиса, их закупка выдача по отделам, хранение и учет. Взаимодействие с бухгалтерией по отчетной документации.
6. Распределение распоряжений/заданий от генерального директора по отделам ( при необходимости). Выполнение отдельных заданий руководтсва.
7. Организация встреч, переговоров, приготовление чая, кофе руководству и гостям( при необходимости). Организация/ помощь в организации корпоративных мероприятий.
8. Оформление командировок ( при необходимости), закупка билетов, бронирование гостиниц и т.п.
9. Отслеживание порядка в офисе. Взаимодействие с уборщицей, выдача расходных материалов, постановка задач уборщице.
10. При отсутствии на рабочем месте делопроизводителя ( отпуск, больничный), заменять указанного сотрудника.

Требования:

• Внимательность
  Ответственность
  Исполнительность
  Уверенный пользователь ПК и офисной техники
  Знание программ: Excel, Microsoft Word

Условия:

• Работа в молодом, дружном коллективе
• Устройство по ТК РФ.
• Своевременная заработная плата 2 раза в месяц.
• График работы с 9-00 до 18-00 5/2.