Персональный ассистент

Привет! Мы - компания «Мариллион», ищем персонального ассистента, который будет оказывать административную и организационную поддержку двум партнёрам компании. Если вы умеете держать под контролем множество процессов, цените чёткость и структуру, а также понимаете важность конфиденциальности в работе с руководством - будем рады знакомству!

Обязанности:

• Персональная и бизнес‑поддержка двух партнёров: координация рабочих процессов, оперативное реагирование на запросы, выстраивание приоритетов в задачах.

• Планирование и управление календарём: согласование встреч и совещаний, бронирование переговорных, контроль сроков, предупреждение о предстоящих событиях и возможных пересечениях по времени.

• Организация командировок и деловых поездок: подбор транспорта и проживания, оформление документов, составление маршрутов и таймингов.

• Ведение протоколов совещаний: фиксация ключевых решений, задач и ответственных, формирование кратких резюме встреч, контроль исполнения поручений.

• Работа с корреспонденцией и документооборотом: приём, сортировка и обработка входящих писем, подготовка проектов писем и документов, согласование и контроль подписания, архивация, подготовка авансовых отчетов.

• Подготовка материалов для партнёров: сбор и структурирование данных, подготовка презентаций, справок, аналитических выписок, сводных таблиц, редактирование текстов.

• Координация взаимодействия с внутренними подразделениями и внешними контрагентами: постановка задач смежным командам, контроль статусов, согласование сроков и результатов.

• Выполнение специальных поручений: поиск информации, мониторинг новостей и отраслевых событий, подготовка подборок по заданным темам, организация небольших мероприятий.

• Обеспечение конфиденциальности: работа с чувствительной информацией в соответствии с внутренними регламентами, соблюдение правил информационной безопасности.

• Организация комфортных бытовых процессов: заказ обедов/ужинов, приготовление напитков по запросу

• Личные поручения: подбор и организация личных встреч и поездок, развлекательных мероприятий, организация записи в учреждения и организации, покупка подарков и прочие поручения.

Требования:

• Опыт работы персональным или бизнес‑ассистентом от 2 лет.

• Высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты в условиях сжатых сроков.

• Отличные навыки деловой переписки, грамотная устная и письменная речь.

• Уверенное владение инструментами планирования и совместной работы (календари, таск‑трекеры, облачные хранилища).

• Уверенный пользователь MS Office: Word, Excel, PowerPoint.

• Умение пользования ИИ для выполнения задач.

• Понимание принципов ведения протоколов и оформления деловой документации, знание стандартов делопроизводства - будет плюсом.

• Тактичность, внимательность к деталям, проактивность.

• Соблюдение конфиденциальности и этических норм при работе с информацией.

• Готовность к оперативному реагированию на срочные задачи и гибкому графику в рамках рабочего времени.

Условия:

• Трудоустройство согласно ТК РФ.

• Оклад + ежегодный бонус по результатам работы.

• График работы 9:00-18:00, ненормированный.

• Гибридный формат работы (4 дня в офисе в дни присутствия партнеров в офисе, 1 день удаленно).

• Расширенный ДМС, включая стоматологию, полис онкострахования и психологическую поддержку для сотрудников компании после 1-го года работы в компании.

• Дополнительные 3 дня к отпуску.

• Частичная компенсация питания.

• Компенсация по больничным листам.

• Современный офис в центре Москвы - бизнес квартал "Арма", шаговая доступность от ст. метро Курская.

• Корпоративные мероприятия.