Помощник руководителя, офис-менеджер

EGAS Group, одна из ведущих управляющих компаний в области строительства и управлении торговой и складской недвижимостью ищет самостоятельного Executive / Private Assistant, способного качественно обеспечивать работу CEO, а также держать под контролем административную работу небольшого офиса

Обязанности

• Поддержка CEO (Полное ведение календаря CEO; организация встреч, звонков, мероприятий и перемещений; организация переговорных, пропусков, транспорта и видеосвязи; подготовка документов на подпись; доставка и получение документов)

• Командировки и поездки (бронирование авиабилетов, гостиниц и трансферов; организация маршрута и расписания поездки; координация встреч во время командировок; организация VIP-сервисов )

• офис собственника (ведение личного календаря; организация личных покупок; подарки, цветы; организация бытовых и сервисных вопросов, поиск необходимых специалистов и поставщиков). Задача — не просто передать поручение, а довести вопрос до конечного результата

• Координация личного персонала (Взаимодействие с водителем, охраной, клинингом и другим личным персоналом, Координация графиков и организационных задач, Организация доступа гостей, персонала и автомобилей, Взаимодействие с внешними сервисами от имени собственника в рамках предоставленных полномочий.)

  Работа офиса:

  • Контроль порядка, чистоты и общего состояния офиса.

  • Контроль работы клининга.

  • Контроль переговорных, кухни и общих зон.

  • Обеспечение офиса водой, кофе, канцелярией, хозяйственными и другими расходными материалами.

  • Приём доставок и корреспонденции.

  • Организация курьерских отправлений.

  • Контроль состояния мебели, освещения, бытовой и офисной техники.

  • Контроль работоспособности оргтехники, компьютерного и коммуникационного оборудования: компьютеров, ноутбуков, мониторов, принтеров, МФУ, телефонов, оборудования переговорных и другой офисной техники.

  • Координация с IT-специалистами создания учётных записей, корпоративной электронной почты, необходимых доступов, подключения к интернету, Wi-Fi, телефонии, принтерам и установки необходимого программного обеспечения.

  • Проверка полной готовности рабочего места до первого рабочего дня сотрудника и оперативное устранение выявленных организационных и технических недостатков.

  • Вызов и координация сервисных и ремонтных служб.

  • Взаимодействие с арендодателем и эксплуатацией бизнес-центра.

  • Контроль пропусков, ключей и доступа в офис

Требования

• Опыт от 3 лет в аналогичной позиции

• Уверенная работа с календарём, документами и таблицами

• Исключительная организованность и внимание к деталям

• Умение расставлять приоритеты и доводить задачи до результата

• Сервисное мышление, деликатность и безусловная конфиденциальность

• Спокойная работа в условиях частого изменения планов

• Умение решать стандартные вопросы без постоянного согласования с CEO

• Хороший письменный русский язык

• Навыки постановки задач IT-специалистам, провайдерам и сервисным подрядчикам и контроля исполнения до результата

• Навыки организации поездок и бронирований

• Аккуратность в работе со счетами, платежами и документами

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК (готовы обсудить любой вариант)
• Стабильная заработная плата
• Работа в комфортном офисе в центре Москвы
• Дружный коллектив и поддержка руководства