Ассистент помощника руководителя

Обязанности:

• Ассистирование помощнику руководителя в решении текущих задач (family - 70%/business - 30%)
• Административная поддержка. Ведение рабочего и личного календаря, планирование встреч, напоминания о важных событиях, синхронизация расписаний всех участников
• Travel-поддержка. Бронирование билетов, отелей, трансферов, организация встреч в аэропортах, решение форс-мажоров в поездках
• Работа с контактами. Ведение базы данных деловых и личных контактов, отслеживание значимых дат
• Переписка и документооборот. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, подготовка документов, ведение деловой и личной переписки
• Бытовые и сервисные задачи. Покупка товаров, заказ услуг (химчистка, сервисные центры и тд), покупка подарков, организация досуга и мероприятий
• Образование и медицина. Координация вопросов с учебными заведениями, репетиторами, медицинскими специалистами, ведение медицинского календаря и пр.
• Шопинг и закупки. Подбор товаров и услуг, в том числе в сегменте лакшери. Выбор оптимальных решений по цене, качеству и срокам. Отчетность
• Финансовая и юридическая координация с юристами, финансовыми советниками, инвестиционными менеджерами по вопросам, требующим профильной экспертизы

• Решение нестандартных задач. Поиск креативных решений для сложных запросов.
• Конфиденциальность. Строгое соблюдение конфиденциальности при работе с чувствительной информацией (финансовые данные, личные сведения)
• Проактивность. Предвосхищение потребностей руководителя, например, подготовка материалов к встрече до того, как он об этом попросил.

• опыт работы помощником руководителя от 3х лет, с выполнением обязанностей, указанных выше
• знание английского языка на уровне не ниже С1, результативный опыт ведения переговоров и решения вопросов на английском языке по обязанностям, указанным выше
• уровень владения Excel не ниже Intermediate

• полный рабочий день с присутствием офисе с 09:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00, включая перерыв на обед (не дистанционная работа и не гибридный график работы)
• оформление по ТК РФ с первого дня работы
• работа не предполагает командировки