Помощник/ассистент руководителя в управляющую компанию

Чем предстоит заниматься:

• Полная организация работы офиса (обеспечение расходными материалами, канцтоварами, водой, бытовой химией).
• Организация документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, курьерские службы, почта России, экспедирование).
• Контроль исправности офисной техники и оргтехники (принтеры, МФУ, вызов IT-специалиста или сервисного инженера).
• Взаимодействие с бухгалтерией (сбор первичной документации от поставщиков услуг).
• Согласование договоров между коллегами, устранение замечаний по договору, дальнейшее подписание документов.
• Оформление заявок на оплату в 1-С, мониторинг статуса заявок.
• Обработка обращений жителей (в т. ч. через чаты, мессенджеры, ГИС ЖКХ, почту): уточнение сути проблемы, запрос данных, передача в профильные службы, информирование заявителя о статусе.
• Участие в подготовке к проведению общего собрания жильцов.
• Взаимодействие с активными собственниками и советами МКД: подготовка материалов к собраниям, сбор протоколов, оформление решений, размещение в ГИС ЖКХ.
• Аналитика должников по оплатам в УК. Уведомление должников, формирование реестра должников. Подготовка документов для подачи в суд на взыскание задолженности. Формирование квитанций для оплат, актов сверок.
• Работа в ГИС ЖКХ (поиск данных конкурирующих УК. Обработка обращений от жителей, формирование ответов/решений по обращениям. Передача информации через ТИС, запрос необходимых документов у бухгалтерии для размещения в ГИС ЖКХ).
• Работа с подрядчиками (заказ услуг/товаров. Заключение договоров, подписание актов выполненных работ).

Ожидаем от кандидата:

• Опыт работы на позиции офис-менеджера или администратора от 1 года.
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel — сводные таблицы/формулы, Outlook), электронный документооборот (ЭДО) на уровне пользователя.
• Навыки закупок и поиска поставщиков (канцтовары, вода, хозтовары,).
• Ответственность, системность, многозадачность, стрессоустойчивость.
• Развитые коммуникативные навыки.

Мы предлагаем:

• Уютный офис, дружный коллектив и поддержку на всех этапах.
• Конкурентную заработную плату (определяется по итогам собеседования).
• Оформление по ТК РФ.