Кропоткинский переулок 4
Мы – команда "Зебра". Уже более 25 лет мы успешно оказываем услуги полного цикла для бизнеса: аналитика, комплаенс, консалтинг, продвижение, концепция, контент, дизайн. Ежедневно мы решаем множество интересных и сложных задач для крупнейших российских и зарубежных компаний.
Сейчас мы в поиске опытного, внимательного и организованного делопроизводителя, для которого документооборот — это основная и приоритетная зона ответственности. При этом роль у нас чуть шире классического делопроизводства: часть задач связана с поддержкой офиса и небольшими поручениями генерального директора (регулярная, но несложная и понятная нагрузка не в ущерб основным задачам и не требующая отдельной квалификации).
Круг задач:
1. Документооборот и корреспонденция
-
Прием, сортировка и регистрация входящей корреспонденции и курьерских доставок.
-
Подготовка и отправка исходящей корреспонденции, контроль сроков и оформления.
-
Изготовление электронных копий документов по запросам бухгалтерии, HR и руководителей, организация подписания и отправки.
-
Подготовка доверенностей на получение корреспонденции, ТМЦ и представление интересов в банках и иных организациях.
2. Работа с договорами и контрагентами
-
Ведение реестров договоров, фиксация движения документов и контроль возврата подписанных экземпляров.
-
Взаимодействие с контрагентами по вопросам обмена документами, актуализация реквизитов и контактной информации.
-
Проверка корректности заполнения и обязательных реквизитов в документах поставщиков (счета-фактуры, накладные, акты).
-
Актуализация шаблонов документов, бланков и реквизитов по поручению руководителя.
3. Архив и хранение документов
-
Ведение архива бумажных и электронных документов, систематизация, обеспечение сохранности и соблюдение сроков хранения.
-
Оформление и архивация отчетных документов согласно по номенклатуре дел.
4. Поддержка сотрудников и внутренние процессы
-
Помощь дистанционным сотрудникам в организации подписания документов (печать, передача в офис, сканирование, рассылка).
-
Обеспечение передачи и возврата имущества для организации удаленных рабочих мест с оформлением учетных документов.
-
Организационно-финансовое сопровождение служебных командировок (1-2 раз в год).
5. Взаимодействие с госорганами и банками
-
Подготовка и направление запросов в ИФНС (подтверждение применения УСН, получение справок), контроль получения.
-
Информирование обслуживающих банков и поставщиков об изменениях данных Компании и руководителей, ежегодное обновление сведений.
6. Административная поддержка офиса
-
Прием звонков, оформление пропусков, подготовка заявок на обслуживание.
-
Контроль своевременной оплаты аренды и коммунальных счетов, участие в подготовке договоров аренды.
-
Содействие генеральному директору по разноплановым организационным задачам (брони, запись к нотариусу и т.п.).
-
Ассистирование при проведении ежегодных мероприятий (2–3 раза в год).
Требования:
-
Опыт от 1 года в делопроизводстве.
-
Релевантное образование (делопроизводство, документооборот, административное управление).
-
Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С:Документооборот или аналог, ЭДО.
-
Практический опыт проверки первичной документации и работы с договорами.
-
Опыт взаимодействия с контрагентами, почтовыми и курьерскими службами, банками, ИФНС.
-
Внимательность, грамотность, аккуратность, умение работать с большим объёмом документов.
-
Высокая самоорганизация: способность вести параллельно несколько процессов.
-
Готовность работать из офиса (полный день).
Мы предлагаем:
-
Режим работы пн-пт с 10:00 до 19:00 по Мск. Адрес офиса: г. Москва, Кропоткинский переулок, д. 4
-
Быстрое реагирование и принятие решений, отсутствие лишних этапов и бюрократии.
-
Комфортную рабочую атмосферу и сильное деловое окружение, содействие, конструктивную и своевременную обратную связь.
-
Индивидуальное обсуждение мотивации, исходя из опыта и навыков кандидата.
Мы ищем того, кто любит, когда всё разложено по полочкам, кто доводит дела до конца и не теряется, когда задач несколько. Если вам близок такой подход и формат роли — с делопроизводством в центре и офисной поддержкой как естественной частью — будем рады познакомиться на онлайн интервью. Если после этого этапа мы увидим взаимный интерес и симпатию, пригласим в офис — продолжить разговор уже вживую и подробнее.
