Офис-менеджер

Компания «Алексеев-Акватек» – лидер в области проектирования и производства полного цикла систем для выращивания рыбы. Мы реализуем комплексные проекты – от разработки концепции до сервисного сопровождения.

Наша команда - это сплоченный, молодой и динамичный коллектив, в котором объединены инженеры, программисты, производственники и менеджеры. Мы ценим взаимопомощь, честность, непрерывное развитие и реализацию самых смелых технических идей.

Кого мы ищем:

Мы ищем ответственного и системного офис-менеджера, который возьмёт на себя всё, что связано с жизнеобеспечением офиса и административной поддержкой. Человека, который не ждёт указаний, а видит, что нужно сделать, и делает это качественно и вовремя. Того, кто наводит порядок без напоминаний, организует процессы так, чтобы они работали сами, и создаёт условия, в которых коллеги могут заниматься своей работой, не отвлекаясь на бытовые и организационные вопросы.

Обязанности:

• Организация жизнеобеспечения и работы офиса: контроль порядка и чистоты, обеспечение мини-кухни, подготовка офиса к рабочему дню;
• Документооборот: поддержание порядка в документах, регистрация, контроль согласования, сортировка, архивация, хранение;
• Административная поддержка офиса и сотрудников (заказ пропусков, организация рабочих мест новых сотрудников);
• Контроль выполнения текущих административных задач;
• Оперативное решение поручений руководителя;
• Заказ еды из Вкусвила для сотрудников;
• Организация приема посетителей и телефонных звонков;
• Проверка и распределение писем общей корпоративной электронной почты и корп. группы
• Ведение реестров входящей корреспонденции, договоров;
• Travel-поддержка сотрудников (бронирование гостиниц и перелетов/переездов, регистрация на рейсы)
• Приём и распределение звонков, электронная переписка, приём и отправка документации;
• Встреча и приём посетителей в офисе, соблюдение офисного этикета (чай/кофе, ориентация в офисе);
• Планирование и обеспечение закупок (канцелярия, вода, хозтовары и пр.);
• Взаимодействие с курьерами, клининговой службой;

Требования:

ОБЯЗАННОСТИ:
Организация жизнеобеспечения и работы офиса:

Контроль порядка и чистоты, обеспечение мини-кухни, подготовка офиса к рабочему дню.

Взаимодействие с курьерами и клининговой службой.

Организация приёма посетителей и телефонных звонков.

Встреча и приём посетителей в офисе, соблюдение офисного этикета (чай/кофе, ориентация в офисе).

Документооборот:

Поддержание порядка в документах: регистрация, контроль согласования, сортировка, архивация, хранение.

Ведение реестров входящей корреспонденции и договоров.

Приём и отправка документации, электронная переписка.

Проверка и распределение писем общей корпоративной электронной почты и корпоративной группы.

Административная поддержка офиса и сотрудников:

Заказ пропусков (постоянных и временных).

Организация рабочих мест новых сотрудников.

Контроль выполнения текущих административных задач.

Оперативное решение поручений руководителя.

Заказ еды из ВкусВилла для сотрудников.

Закупки и работа с поставщиками (офис и производство):

Планирование и обеспечение закупок (канцелярия, вода, хозтовары, расходные материалы и пр.) для офиса и производственных нужд.

Работа с сервисами: ВкусВилл, Купер, РЖД — заказ, выставление счетов, направление их в оплату.

Контроль счетов и своевременная оплата по всем закупкам.

Ведение работы в 1С по закупкам, счетам и оплатам.

Контроль балансов по сервисам, своевременное пополнение.

Контроль остатков расходных материалов, своевременное инициирование закупок.

Travel-поддержка:

Бронирование гостиниц, перелётов и переездов, регистрация на рейсы.

Работа с сервисами бронирования, контроль лимитов и согласований.

ТРЕБОВАНИЯ:
Высшее образование.

Опыт работы офис-менеджером, координатором, администратором, помощником руководителя или на аналогичной должности от 1 года.

Уверенное владение 1С (закупки, счета, оплаты, документооборот).

Опыт работы с закупками и взаимодействия с поставщиками.

Опыт выставления и контроля счетов, работы с оплатами.

Способность быстро переключаться между задачами.

Аккуратность, системность и организованность.

Знание ПК — уверенный пользователь (офисные программы, почтовые программы, интернет), знание оргтехники.

Знание основ документооборота, правил написания и оформления деловой переписки.

Деловой этикет, навыки делового общения.

Грамотная устная и письменная речь.

Умение чётко и быстро выполнять поручения.

Аккуратность, отзывчивость и ответственность.

Коммуникабельность и вежливость.

Обучаемость.

Дисциплинированность, пунктуальность, внимательность к деталям, организационные навыки.

Активная жизненная позиция.

Условия:

• Официальное оформление с первого дня;
• Полностью белая заработная плата два раза в месяц;
• График 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Офис: м. Текстильщики, шаговая доступность;
• Офис класса А;
• Компенсация обедов 50% (заказываем ежедневно во Вкусвилл, по желанию);
• Фрукты, кофе, чай за счёт компании;

Если дочитали до конца — напишите в отклике первым сообщением:
«Порядок начинается с меня»