Секретарь офиса

Обязанности:

• Выполнение поручений административного директора
• Регулярная (ежемесячная) подготовка детализации поставщиков (такси, тревел агентство)
• Регулярное оформление представительских отчетов для иностранных коллег, собственника компании, членов совета директоров;
• Посильная поддержка в организации мероприятий в рамках компании
• Координация курьерских отправок и взаимодействие с курьерской службой
• Своевременное и грамотное решение проблем с курьерскими службами, службами такси
• Кофе-леди/кофе-мен
• Подготовка чая и кофе для гостей и посетителей при необходимости
• Закупка кейтеринга при запросе от руководителей отделов для встреч
• Поддержание переговорных комнат в чистоте, контроль за наличием воды и чистых стаканов
• Поддержание кухни в чистом состоянии, порядок на полках внутри кухонного гарнитура
• Поддержание кофе-пойнт в чистом состоянии
• Поддержание кофе-машин в чистом и исправном состоянии
• Ежедневная проверка чистоты контейнера кофе-машины, заправка водой и зернами
• Регулярная прочистка и промывка кофе-машин
• Контроль за системой очистки воды WATWELL
• Вызов специалистов WATWELL при необходимости
• Контроль за наличием офисных товаров, заказ при необходимости
• Приемка офисных товаров и их упорядоченное хранение
• Уход за цветами (регулярный полив, обрезка сухих листьев)
• Другие задачи на усмотрение руководителя отдела
• Отправка писем Почтой России (раз в неделю или реже, как накопятся)
• Забор писем из отделения (раз в неделю или реже, в зависимости от запросов коллег)

Требования:

• Опыт работы администратором/секретарём от 2 лет
• Грамотная устная и письменная речь,
• Умение работать с техникой,
• Знание основ делопроизводства,
• Знание основ бухгалтерии,
• Навыки хранения документации,
• Навыки общения с поставщиками, организации доставок и услуг
• Знание делового этикета, гибкость
• Английский Intermediate преимущество

Условия:

• Работа в крупной логистической компании с международным опытом и развитой корпоративной культурой
• Оклад + бонус
• Корпоративный мобильный телефон и компенсация мобильной связи
• Возможность профессионального обучения за счет компании
• Испытательный срок 3 месяца
• ДМС после успешного прохождения испытательного срока
• Возможность карьерного роста
• График работы 5/2, гибридный(4 дня офис/1 дома)

Офис: БЦ Comcity, м. Румянцево, 7 этаж