Административный специалист юридического отдела

Loftice - аутсорсинговая компания, с 2010 года мы организуем и управляем административными процессами в международных компаниях по всей России и СНГ.

Ищем Административный специалист юридического отдела (документооборот) для работы на территории одной из самых известных в мире FMCG компаний. В России компания представлена несколькими бизнес-сегментами: производство шоколадных батончиков и кондитерских изделий, жевательной резинки, кормов и умных сервисов для домашних животных.

Обязанности:

• Обработка входящей корреспонденции, поступающей для юридического отдела;
• Сортировка корреспонденции по категориям и приоритетности;
• Регистрация входящих документов в учетной системе»;
• Подготовка доверенностей в соответствии с утвержденными шаблонами;
• Сканирование доверенностей;
• Внесение отсканированных доверенностей в информационную систему;
• Подготовка доверенностей для отправки сотрудникам;
• Создание заявок на отправку оригиналов доверенностей в системе заявок , а также физическая отправка их через Почту России;
• Систематизация доверенностей: сортировка по тематическим и хронологическим папкам (в бумажном и электронном виде);
• Сканирование счетов с соблюдением требований к качеству и формату файлов;
• Отправка оригиналов счетов с соблюдением сроков и процедур согласования, установленных;
• Сортировка папок с бумажными экземплярами документов;
• Сканирование документов;
• Ведение реестра документов;
• Формирование и актуализация электронного архива документов;
• Обеспечение организации оплат, оформление ЭДО с партнерами, а именно: загрузка и обработка документов на оплату, внесение тэгов в систему, создание заявок/РО/FO в системе, отправка соглашений об ЭДО на подписание, в т.ч. работа в системах 1NAV, Диадок, Alpha;
• Поддержка процесса выдачи доверенностей и УКЭП в системе GoPaperless.

Требования:

• Опыт работы с документами и документооборотом.

• Уверенное владение Excel (ВПР, сводные таблицы и др.).

• Внимательность к деталям и ответственность.

• Быстрая обучаемость.

• Умение работать самостоятельно и в команде.

• Опыт работы в Диадок или 1NAV будет преимуществом.

Условия:

• Место работы: м. Сокол, Ленинградский проспект, д. 72/1.

• График работы: 3 дня в неделю — понедельник, вторник, четверг, с 9:00 до 18:00.

• Продолжительность рабочего дня — 8 часов, обед — 1 час.

• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня.

• Заработная плата — 80 500 рублей до вычета налогов / 70 000 рублей на руки.

• ДМС после прохождения испытательного срока (3 месяца).

• Дружный коллектив и комфортная рабочая атмосфера.

• Возможности для профессионального развития и карьерного роста.