Координатор командировок и выездных бригад

Обязанности:

• Планирование совместно с руководителем состава бригад, сроков, маршрутов и последовательности поездок.
• Составление и постоянная актуализация общего графика выездов. Отслеживание занятости до 10 полевых бригад.
• Организация в среднем около 15 командировок в месяц, контроль готовности каждой поездки по установленным срокам.
• Оформление заявок на билеты, проживание в командировке и транспорт, командировочных заданий, реестра командировок и авансовых отчетов.
• Бронирование авиа- и ж/д билетов, междугородних автобусов, такси, аренда автомобилей, корпоративного транспорта и мест проживания.
• Подготовка писем заказчикам о сроках прибытия бригад, составе работников, транспорте, оборудовании и иных организационных вопросах.
• Оформление пропусков на сотрудников, автомобили и оборудование, а также заявки на въезд, ввоз и вывоз имущества на закрытые производственные объекты.
• Предоставление отчетности по работе.

Требования:

Обязательные:

• Умение совместно с руководителем планировать выезды, состав бригад, маршруты и сроки.
• Навыки подготовки командировочных документов, расчета предварительных расходов и контроля согласования.
• Уверенная работа в 1С и MS Word.
• Продвинутый уровень MS Excel: формулы, сводные таблицы, анализ данных.
• Грамотная деловая переписка и готовность самостоятельно взаимодействовать с заказчиками.
• Готовность к дежурствам по утвержденному графику во время нахождения бригад в командировках.

Желательные:

• Опыт бронирования авиа- и ж/д билетов, гостиниц, автобусов, такси и аренды автомобилей.
• Опыт возврата и обмена билетов, отмены бронирований и оперативной перестройки маршрутов.
• Опыт оформления пропусков на работников, транспорт и оборудование для закрытых производственных объектов.
• Опыт подготовки писем заказчикам и контроля полного комплекта документов для допуска на объект.
• Опыт работы в программе Комбат или аналогичных системах мониторинга маршрутов.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ;
• "Белая" заработная плата 2 раза в месяц;
• График работы 5/2 с 08:00 до 17:00 часов;
• Карьерный рост, наставничество на период адаптации;
• Компенсация проезда дополнительно к заработной плате, ДМС;
• Рабочее место в Свердловском районе г. Иркутска (Затон).