Секретарь Руководителя Управления

Обязанности:

• распорядительной деятельности руководителя Управления;

  -принимать поступающую на рассмотрение руководителя Управления корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов;

  -вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

  -принимать документы на подпись руководителя Управления;

  -подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя Управления;

  -следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение;

  -организовывать проведение телефонных переговоров руководителя Управления, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефонограммы и т.д.), своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

  -выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем Управления (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

  -осуществлять контроль за исполнением работниками Управления изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя Управления, взятых на контроль;

  - обеспечивать рабочее место руководителя Управления необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

  -печатать по указанию руководителя Управления служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;

  -получать необходимые руководителю Управления сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников Управления, содействовать в оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников Управления;

  -вести контроль за правильностью оформления документов и ведения дел в соответствии с номенклатурой;

  -принимать и регистрировать входящую корреспонденцию, в том числе поступившую посредством Единого портала (Федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», информационного ресурса ССТУ.РФ, направлять ее в структурные подразделения, согласно распоряжению руководителя Управления;

  -вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

  -обеспечивать своевременное отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи;

  -организовывать прием граждан, вести журнал предварительной записи граждан на прием, заполнять учетные карточки приема граждан;

  -обеспечивать своевременное отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи;

  -готовить проекты приказов по основной деятельности Управления;

  -прием, обработка, регистрация и распределение документов с пометкой ограниченного доступа;

  -проверка правильности доставки корреспонденции по адресу, целостность упаковки, оттисков печатей и наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов, указанных на конверте;

  -регистрация входящих (исходящих) документов с ограничительной пометкой осуществляется в Журнале регистрации входящих (исходящих) документов;

  -регистрация входящих (исходящих) документов с ограничительной пометкой осуществляется в электронном виде в программе СЭД ДЕЛО;

  -входящие документы с ограничительной пометкой передаются исполнителям под роспись в реестрах (журналах), которые подшиваются в отдельное дело;

  -передавать документы с ограничительной пометкой исполнителям под роспись по реестру;

  -подготавливать и представлять в центральный аппарат Службы установленные статистические и отчетные данные по вопросам ведения отдела;

  -предоставлять ежегодно, не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным, представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие идентифицировать гражданского служащего;

  -предоставлять ежегодно, не позднее 15 апреля года, следующего за отчетным, сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

  -исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом.

Требования:

• высшее образование
• знание и опыт работы в ССТУ, СЭД Дело, Госуслуги, ПОС, с обращениями граждан, с документами ДСП, и др.

Условия:

• Социальный пакет в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• Официальное трудоустройство

• Пятидневная рабочая неделя :

  с понедельника по четверг с 8.00 до 17.00,

  в пятницу с 8.00 до 15.45.

  Обед с 12.00 до 12.45.