Главный специалист отдела документооборота и архивного дела

Обязанности:

• контроль исполнения структурными подразделениями университета деятельности по формированию и своевременной передачи завершенного делопроизводства в архив университета
• Осуществляет организацию и ведение архивного дела в университете в соответствии с законодательством Республики Казахстан, нормативными правовыми актами и установленными правилами архивного хранения документов.
• Организует прием, учет, систематизацию, экспертизу ценности, обработку и хранение документов, поступающих в архив университета.
• Обеспечивает сохранность архивных документов, контролирует соблюдение установленных условий их хранения и принимает меры по предупреждению утраты, повреждения или несанкционированного доступа к документам.
• Осуществляет прием документов структурных подразделений университета на архивное хранение в соответствии с утвержденными номенклатурами дел и установленными сроками хранения.
• Организует подготовку документов структурными подразделениями к передаче в архив, проверяет правильность их оформления, формирования и систематизации.
• Ведет учет архивных документов, формирует и актуализирует описи дел, реестры, журналы учета и другие необходимые архивные документы.
• Организует экспертизу ценности документов, участвует в работе экспертной комиссии университета по вопросам определения сроков хранения и отбора документов для дальнейшего хранения либо уничтожения.
• Обеспечивает подготовку документов с истекшими сроками хранения к уничтожению в порядке, установленном законодательством и внутренними документами университета.
• Организует составление и поддержание в актуальном состоянии номенклатуры дел в части архивных документов, а также контролирует соблюдение сроков хранения документов.
• Осуществляет поиск и выдачу архивных документов, копий и архивных справок по запросам структурных подразделений, работников, обучающихся и иных лиц в пределах установленной компетенции.
• Обеспечивает подготовку архивных справок, выписок и копий документов, подтверждающих трудовую деятельность, обучение, образование и иные сведения, содержащиеся в архивных документах университета.
• Контролирует соблюдение порядка доступа к архивным документам, обеспечивает защиту содержащихся в них персональных и иных сведений ограниченного доступа.
• Ведет электронный и/или автоматизированный учет архивных документов, участвует в работе по цифровизации архивных фондов и созданию электронного архива университета.
• Организует оцифровку архивных документов, обеспечивает систематизацию и сохранность электронных копий документов.
• Оказывает методическую помощь структурным подразделениям университета по вопросам формирования дел, оформления документов, подготовки и передачи их на архивное хранение.
• Контролирует соблюдение структурными подразделениями установленных требований к архивному хранению и своевременной передаче документов в архив.
• Участвует в разработке и актуализации локальных нормативных документов университета по вопросам архивного дела и делопроизводства.
• Подготавливает отчеты, аналитические и информационные материалы о состоянии архивного дела, объеме и движении архивных документов.
• Участвует в проведении проверок состояния архивного хранения документов и принимает меры по устранению выявленных нарушений.
• Обеспечивает соблюдение требований по пожарной безопасности, охране труда и санитарным нормам в архивных помещениях в пределах своей компетенции.
• Не допускает разглашения сведений, содержащихся в архивных документах, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
• Выполняет иные поручения руководства университета, относящиеся к деятельности архива и входящие в пределы должностных полномочий.

Требования:

• высшее образование по направлениям «Архивное дело», «Документоведение», либо по соответствующему профилю деятельности;
• знание законодательства Республики Казахстан в области архивного дела, делопроизводства, персональных данных и информационной безопасности;
• знание правил приема, учета, систематизации, экспертизы ценности, хранения и использования архивных документов;
• знание порядка формирования и оформления дел, составления описей, номенклатуры дел и других учетных документов архива;
• навыки работы с архивными и электронными системами учета и хранения документов;
• навыки подготовки архивных справок, выписок и копий документов;
• навыки работы с офисными программами и электронным документооборотом;
• Свободное владение государственным и русским языками