Офис-менеджер

О компании

Скайлекс — Российская технологическая компания. Разрабатываем системы лазерного сканирования, цифровых двойников и 3D-диагностики конвейерного оборудования. Наши решения помогают горнодобывающим и перерабатывающим предприятиям повысить эффективность, снизить издержки и сделать их производство умнее.

Ищем организованного и энергичного специалиста, который полностью возьмёт на себя административное сопровождение компании, чтобы руководители и инженеры могли заниматься своей основной работой.

Обязанности:

Офис и хозяйственное обеспечение

• Заказ канцтоваров, воды и расходных материалов, контроль запасов без отдельных поручений.
• Организация ремонта и обслуживания офисной техники.
• Взаимодействие с арендодателем, клинингом, интернет-провайдером и подрядчиками.
• Подготовка рабочих мест новых сотрудников, учёт, выдача и возврат техники и имущества.

Закупки

• Поиск поставщиков, запрос КП и счетов, сравнение условий.
• Подготовка вариантов на согласование, оформление заказов.
• Контроль оплаты, отгрузки и сроков поставки, организация возвратов и обменов.

Доставка и логистика

• Курьерские отправления, работа с транспортными компаниями.
• Отслеживание грузов, срочные доставки, решение вопросов при задержках и повреждениях.
• Координация перевозок оборудования на объекты и с объектов.
• Работа в транспортном ЭДО: оформление и контроль ЭТРН.

Командировки

• Бронирование билетов, гостиниц и трансферов в рамках согласованного бюджета.
• Сбор закрывающих документов, ведение реестра командировок.

Документооборот

• Оформление приказов на уполномоченных лиц, ведение реестра (журнала).
• Подготовка доверенностей, сопроводительных писем и типовых запросов по шаблонам.
• Оформление заявок (на выполнение работ, допуск сотрудников на объекты и т. д.).
• Оформление различных актов по образцам и шаблонам.
• Оформление текстовых документов (пояснительные записки, паспорта, инструкции) по шаблону: шрифты, отступы, стили, нумерация, колонтитулы. Содержание готовят специалисты.
• Сканирование, печать, заверение документации с составлением реестров.
• Контроль подписания договоров, ведение реестра и сроков действия.
• Сбор комплектов документов для банков, тендерных площадок и контрагентов.
• Архивация актов, приказов, договоров и реестров, контроль актуальности корпоративных документов.

Корпоративные сервисы

• Учёт корпоративных SIM-карт, подписок и сервисов.
• Контроль сроков продления, взаимодействие с операторами и техподдержкой.

Требования:

• Опыт от 1 года офис-менеджером, административным ассистентом, помощником руководителя или делопроизводителем. Опыт в промышленности не обязателен.
• Word на продвинутом уровне: стили, разделы, многоуровневые списки, оглавления, колонтитулы, шаблоны.
• Уверенный Excel: ведение реестров и журналов.
• Внимательность к деталям: ошибка в дате, ФИО или реквизитах может сорвать поставку или выезд.
• Умение вести много задач параллельно и ничего не терять.
• Ответственность за результат: задача закрыта, когда решена, а не когда отправлена заявка.
• Уверенная коммуникация: не боитесь звонить, уточнять, договариваться и добиваться ответа.
• Спокойное отношение к срочным изменениям.

Будет плюсом:

• Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Опыт оформления пропусков и допусков на промышленные предприятия.
• Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС и т. п.) и транспортными компаниями.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ.
• График 5/2, с 8:00 до 17:00.
• Офис в БЦ «Редуктор», Предпортовая ул., 5.
• Работа в растущей технологической компании и возможность развиться до executive assistant руководителей.

В отклике коротко опишите, какие административные задачи и документы вы вели самостоятельно.