Секретарь учебной части

Обязанности:

• Прием и первичная обработка входящих документов.

• Ведение делопроизводство, в том числе и в электронной форме:

• подготовка проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся;
• работа в базе АИС «Контингент»;
• оформление личных дел, принятых на обучение;
• ведение алфавитной книги обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения;
• обработка и оформление личных дел обучающихся для сдачи в архив.
• Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
• Контроль за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение от конкретных исполнителей.
• По поручению директора, заместителей директора, заведующего отделением составление писем, запросов, справок, других документов, подготовка ответов авторам обращений.
• Работа в тесном контакте с заместителями директора, педагогическими работниками.
• Выполнение правил по охране труда и пожарной безопасности.
• Регистрация поступающих телефонных звонков.
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.
• Ведение журнала записи посетителей.
• Учет посетителей.
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.
• Формирование дел на обучающихся.
• Правильное и своевременное распределения и подшивки документов в дела обучающихся.
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Передача дел обучающихся в архив организации.

Требования:

• опыт работы секретарем в системе ДОНМ;
• умение заполнения таблиц в системе АИС-Контингнент.

Условия:

• стабильная заработная плата;
• график работы 5/2.