Администратор проектного офиса

Обязанности:

• 1. Обеспечение операционной деятельности проектного офиса:

  – организация совещаний и иных мероприятий по вопросам проектного управления в УК БСМ (в т.ч. согласование повестки, информирование участников о дате и времени проведения коммуникации, ведение протокола совещаний), информирование ответственных лиц о принятых решениях, контроль их исполнения;

  – подготовка приказов и распоряжений по вопросам проектной деятельности в УК БСМ, организация процедуры их согласования и утверждения;

  – ведение реестра проектов (программ, портфелей проектов) в информационных системах (MS Project, Directum RX), реализуемых в рамках КСУП(С);

  – осуществление коммуникаций с участниками реализуемых проектов и заинтересованными сторонами по вопросам хода проектной деятельности, достигнутых результатов, поручений руководителя проектного офиса;

  – сбор и обобщение информации о ходе и результатах реализации проектной деятельности (план-факт анализ), информирование руководителя проектного офиса об отклонениях от плановых параметров и связанных с этим рисках.

  2. Участие в разработке и внедрении КСУП(С):

  – тестирование и внедрение методов проектного управления;

  – подготовка информационных материалов (отчёты, презентации, письма) о проектной деятельности, их согласование, рассылка, поддержание обратной связи с получателями;

  – развитие модуля проектного управления в информационных системах MS Project и Directum RX;

  – обучение работников УК БСМ методам организации проектной деятельности и функционирования КСУП(С).

Требования:

• Опыт административной, организационной или проектной деятельности;

  опыт работы в проектном офисе или в подразделении, сопровождающем или реализующем проекты;

  опыт работы в роли администратора / руководителя проекта – от 1 года.

• • Понимание жизненного цикла строительного проекта

  • Ведение реестров проектов и проектных документов (планов, календарей, реестров рисков, протоколов, статусов проектов и т.д.)

  • Умение работать (анализировать) с договорами строительного подряда, проектной, разрешительной и исполнительной документацией

  • Подготовка презентационных отчетных и обучающих материалов, шаблонов форм

  • Умение работать в MS Project, Spider Project и/или иных аналогичных ПО

  • Умение работать с системами электронного документооборота и корпоративными платформами по управлению проектами и задачами

  • Умение использовать технологии и инструменты проектного управления на строительном проекте

  • Организация совещаний: сбор повестки, рассылка материалов, фиксация решений, контроль сроков исполнения

  • Обработка информации, проверка её полноты и систематизация данных

  • Коммуникация с командой и стейкхолдерами проекта

  • Методы планирования деловых встреч и мероприятий

  • Правила ведения деловой переписки, документооборота, протоколирования

  • Правила подготовки, хранения и архивирования документов по проекту

  • Основы делового этикета и коммуникаций

  • Принципы работы проектного офиса и формирования проектной отчетности

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• Дополнительное медицинское страхование (после трех месяцев испытательного срока);
• Конкурентный уровень заработной платы (2 раза в месяц);
• График работы - 5/2.