Секретарь-делопроизводитель

Вас приглашает дружный коллектив!

Заработная плата вовремя, 2 раза в месяц.

Обязанности:

• Приём, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (письма, электронные документы, факсы): проверка целостности, сортировка, фиксация в журнале или электронной системе.
• Учёт и контроль движения документов: отслеживание сроков исполнения, постановка на контроль, напоминание исполнителям, снятие с контроля после исполнения.
• Оформление исходящей корреспонденции: подготовка писем и справок, проверка реквизитов, согласование текстов, отправка почтой или через электронный документооборот.
• Ведение номенклатуры дел и формирование дел: распределение документов по папкам согласно утверждённой номенклатуре, подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи.
• Подготовка документов к архивному хранению: экспертиза ценности, оформление дел для передачи в архив, составление описей, актов на уничтожение документов с истёкшими сроками хранения.
• Организация документооборота руководителя: передача документов на подпись, подготовка проектов резолюций, контроль возврата документов, ведение реестров поручений.
• Подготовка материалов к совещаниям: сбор справок и отчётов, оформление повестки, рассылка приглашений, ведение протоколов, фиксация поручений и контроль их исполнения.
• Работа с посетителями и телефонными обращениями: приём звонков, фильтрация запросов, запись на приём, информирование о порядке рассмотрения обращений.
• Сканирование, копирование и электронное хранение документов: обеспечение создания электронных образов, контроль качества сканирования, привязка к регистрационным карточкам.
• Использование офисной техники и ПО: работа с принтером, сканером, копиром, факсом; владение текстовыми редакторами, таблицами, электронной почтой, календарями и задачами.
• оформление приказов по основной деятельности и по личному составу (совместно с кадровиком или самостоятельно, если это входит в функционал);
• подготовка отчётных форм и справок для вышестоящих органов;
• ведение журналов инструктажей, учёта пропусков, регистрации участников мероприятий;
• подготовка и рассылка уведомлений, приглашений, программ для конкурсов и хакатонов (в том числе по техническим направлениям).