Администратор стоматологической клиники

Обязанности:

• Встреча и приветствие пациентов, создание комфортной атмосферы.

• Консультирование по услугам клиники, ценам, акциям и специальным предложениям.

• Запись пациентов на приём, подтверждение и перенос записей.

• Напоминание пациентам о визите (звонки, SMS, мессенджеры).

• Ведение записи повторных пациентов и напоминание о профилактических осмотрах.

• Работа с жалобами и претензиями, решение конфликтных ситуаций в рамках компетенции.

• Координация пациентов в день приёма (ожидание, сопровождение, расчёт).

• Телефонные и онлайн-коммуникации

• Приём входящих звонков, консультация и запись на приём.

• Обработка заявок с сайта, из мессенджеров и социальных сетей.

• Активное информирование пациентов об акциях и услугах (по скриптам).

• Ведение базы обращений и заявок.

Работа с врачами и расписанием

• Формирование и ведение расписания врачей.

• Координация загрузки кабинетов и специалистов.

• Информирование врачей о записи, изменениях и отменах.

• Контроль своевременного начала и окончания приёмов.

• Помощь в организации работы клиники в течение дня.

Финансы и документы

• Расчёт пациентов за услуги, приём оплаты (наличные, карта, безнал).

• Выдача чеков, справок, договоров и других документов.

• Ведение кассовой отчётности, сдача выручки по регламенту.

• Оформление договоров на лечение и сопроводительных документов.

• Контроль дебиторской задолженности (если применимо).

Медицинская документация

• Ведение медицинской документации в рамках своей компетенции.

• Заполнение и хранение карт пациентов, внесение данных в CRM/МИС.

• Подготовка документов для страховых компаний и по ДМС (если применимо).

• Соблюдение конфиденциальности и врачебной тайны.

Работа с CRM/МИС и отчётность

• Ведение базы пациентов в CRM/МИС.

• Внесение записей, оплат, комментариев и истории обращений.

• Формирование отчётов по записи, загрузке, оплатам.

• Контроль корректности данных.

Клининг и порядок

• Контроль чистоты и порядка в зоне ресепшн и общих зонах.

• Контроль наличия расходных материалов для административной зоны.

• Соблюдение санитарных норм и правил клиники.

Прочие задачи

• Участие в инвентаризации (по необходимости).

• Помощь в организации мероприятий и акций клиники.

• Выполнение поручений руководителя в рамках должностных обязанностей.