Крылатская улица 15
Мы ищем координатора в юридический департамент — человека, через которого проходит вся организационная жизнь большой юридической команды: подписание документов компании, доверенности, бюджет и платежи, входящие задачи, мероприятия и внутренние коммуникации.
Это не роль «помощника, который носит бумаги». Вы будете работать с юристами и
руководителями направлений, коллегами из финансов, HR и других подразделений, а также с директором департамента: следить, чтобы ни одна задача не потерялась, а каждый вопрос быстро попадал к тому, кто может его решить. Юридическую оценку дают юристы — от вас нужны порядок, внимательность и умение довести дело до конца.
Чем предстоит заниматься:
Документы и доверенности
- Владеть процессом бумажного подписания документов компании: ежедневно проверять поступившие документы (реквизиты, QR-код, лист согласования), передавать их подписантам и выдавать подписанные;
- Вести полный цикл выдачи доверенностей — от печати до передачи оригинала, а также учёт и архив оригиналов.
Бюджет и платежи
- Участвовать в планировании годового бюджета департамента и вести его контроль: план, факт, резервы, остатки по статьям — вместе с финансовой командой;
- Проводить оплаты департамента в 1С УХ: сверять счета с бюджетом и договорами, готовить понятное обоснование каждого платежа;
- Сверять счета внешних юридических консультантов с условиями их привлечения, вести реестр подписок и сервисов департамента и вовремя запускать продления.
Входящие задачи и маршрутизация
- Разбирать в Яндекс Треккере входящие задачи, адресованные директору: проверять, понятны ли запрос, срок и ожидаемый результат, и запрашивать недостающие документы по чек-листам;
- Направлять вопросы сразу юристу, который ведёт тему: на старте поможем разобраться, а со временем вы будете знать, кто в команде за что отвечает, и вести эту карту компетенций;
- Фиксировать ответственного и срок, напоминать о договорённостях и подключать руководителей направлений, когда нужна их позиция;
- Готовить для директора короткую подборку вопросов, которые требуют его решения, и сразу поднимать срочные.
Работа с командой и коллегами
- Быть первой линией для коллег из других подразделений в корпоративном мессенджере: отвечать на вопросы о подписании, доверенностях и других процессах и направлять вопросы по существу нужному юристу;
- Заводить и сопровождать согласование договоров, где заказчик — юридический департамент;
- Распределять задачи в системе согласования договоров между юристами по утверждённым правилам, вести календарь отпусков и замещений;
- Организовывать выступления юристов на внешних мероприятиях и внутренних событиях: календарь, связь с организаторами, сроки, материалы;
- Вести календарь публикаций во внутренних каналах, учёт обязательных обучений, при необходимости — протоколы командных встреч.
Мы ожидаем:
-
Опыт от 2 лет в роли координатора, ассистента руководителя или офис-менеджера. В юридическом департаменте - будет преимуществом;
-
Опыт работы с платежами и бюджетом;
-
Аккуратность с документами: вы замечаете, что не хватает подписи, реквизита или приложения раньше, чем это станет проблемой;
-
Уверенная работа с таблицами (Excel или Google Sheets) и трекерами задач. Знание 1С - будет преимуществом;
-
Ясная письменная речь, быстрые и вежливые ответы коллегам, умение добиваться ответа;
-
Умение держать во внимании несколько параллельных процессов и расставлять приоритеты;
-
Понимание документооборота и договорной работы - будет преимуществом.
Мы предлагаем:
-
ДМС со стоматологией и программой ментальной поддержки, чек-апом здоровья раз в год;
-
Компенсация отпуска до 100% оклада;
-
Забота о своих: до 15 дней больничного в год оплатим в размере 100% от текущего оклада, стационар оплачиваем без ограничений по сроку;
-
Performance Review дважды в год, чтобы развиваться системно;
- Программа привилегий и скидок от BestBenefits;
- Бесплатные юридические консультации;
- Дополнительные выходные в случае важных событий;
- Яркие мероприятия и много неформального общения.
