Административный ассистент

Обязанности:

• Обработка документооборота:
• подготовка (заполнение) договоров и дополнительных соглашений с клиентами по шаблону;
• запрос выставления счетов, актов в финотделе;
• направление клиентам счетов, актов, договоров и соглашений по электронной почте и оригиналов курьером или экспресс-доставкой;
• самостоятельное отслеживание получения подписанных оригиналов (включая, если ассистента нет в копии переписки, самостоятельное обращение к ответственному за клиента/проект с запросами);
• ведение и систематизация архива документов в бумажном и электронном (сканированном) виде.
• Работа в системах электронного документооборота: Контур Диадок, Даталенз, 1С, системе учета рабочего времени компании.
• Работа в CRM Bitrix: регулярное внесение информации в систему, выгрузки по запросу.
• Административная поддержка руководству налогового и юридического отдела:
• выполнение разовых поручений Партнера, директоров и менеджеров (в рамках функции ассистента);
• Взаимодействие с отделами компании: финансовый отдел, секретари (курьеры), смежные отделы.
• Работа с клиентской задолженностью: отслеживание сроков оплаты счетов, напоминание клиентам о своевременной оплате счетов по электронной почте и телефону.
• Выполнение других задач, делегированных руководством

Требования:

• Высшее образование (окончен бакалавриат или магистратура).
• Возможность работать полный рабочий день с 9:00-18:00.
• Необходим опыт работы ассистентом/секретарем/помощником руководителя/делопроизводителем, а именно опыт работы с документами, счетами, договорами. Очень приветствуется опыт работы с клиентской задолженностью, в системах CRM.
• Приветствуется наличие образования/курсов по профессии делопроизводитель.
• Английский – B1.
• Уверенный пользователь Excel.
• Внимательность – ключевой навык, готовность работать с большими объемами документов и обрабатывать запросы, поступающие сразу от нескольких инициаторов.
• Грамотная письменная речь.
• Личные качества: работоспособность, исполнительность, ответственность, мультизадачность, умение работать в команде, умение расставлять приоритеты по задачам.

Условия:

• Трудоустройство согласно ТК РФ.
• Оклад + ежегодный бонус.
• Гибридный график работы (3 дня в офисе, 2 дня удаленно).
• Компенсация по больничным листам.
• Расширенный ДМС, включая стоматологию, полис онкострахования и психологическую поддержку для сотрудников компании.
• Современный офис в центре Москвы - бизнес квартал "Арма", шаговая доступность от ст. метро Курская.
• Дружелюбная команда.