Наша компания в поисках офис-менеджера для оказания необходимой административной и общей офисной поддержки. Эта роль в первую очередь направлена на эффективное выполнение стандартных задач и рабочих процедур.
Ключевые обязанности:
1. Обработка документов:
- Сортировка и распределение документов, почтовых отправлений своевременно, придерживаясь согласованных правил и заранее определенных процедур.
- О любых несоответствиях и отклонениях незамедлительно сообщать руководителю.
2. Подготовка стандартных документов:
- Подготовка стандартной документации для распространения во внутренние и внешние отделы. Сюда входят такие задачи, как копирование, сканирование, печать, отправка по факсу и т.д.
3. Ведение учета и ввод данных:
- Ведение общих журналов или стандартных отчетов в соответствии с требованиями отдела.
- Отправка отчетов на утверждение руководству, обеспечивая точность и актуальность информации.
4. Работа с архивом:
- Организация и ведение архива документов в соответствии с требованиями отдела.
- Регулярная проверка и обновление системы хранения документов, удаление или переработка устаревших документов по истечении срока хранения.
5. Контроль за состоянием офисного оборудования, его работоспособности
6. Заказ канцелярии с ведением подробных журналов закупок.
7. Регулярные услуги:
- Помощь в наборе текста, отслеживании встреч и общение с клиентами.
- Вовремя сообщать сотрудникам отдела о различных вопросах, включая встречи и собеседования
- Чай/кофе для руководителя и его гостей
Квалификация и опыт
- Предпочтительно высшее образование
- Опыт работы: не менее 1 года на административных или общих офисных должностях.
Навыки: Умение решать административные задачи в офисе. Компьютерная грамотность, практический опыт использования Word и Excel.
Языки: Свободное владение английским. (предпочтительнее арабский язык) Расположение: ОАЭ, Дубай, Business Bay, Burlington Tower, офис 1015, 10 этаж Тип занятости: Полный рабочий день.
Уровень заработной платы: от 5000 до 6000 дирхамов в месяц.
