Офис-менеджер

Обязанности:

1. Обеспечение полного цикла документооборота компании:

• Контроль и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, хранение, архивирование, сканирование, копирование документов, размещение на внешних и внутренних хранилищах;
• Организация почтовых отправлений, взаимодействие с курьером;
• Ведение деловой переписки: подготовка писем, коммерческих предложений, официальных ответов по вопросам взаимодействия с заказчиками;
• Разработка, унификация и введение в действие различных форм и шаблонов документов для обеспечения хозяйственной деятельности компании: приказы, доверенности, распоряжения по работе различных отделов, инструкции, регламенты, акты, предписания, бланки и другие внутренние формы документов.

• 2. Жизнеобеспечение офиса:

• Контроль оплаты счетов;
• Организация закупок: продуктов, канцтоваров, мебели, оборудования и др.;
• Организация командировок сотрудников: оформление приказов, маршрутных листов, ж/д билетов, авиабилетов, бронирование отелей и т.д.;
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства всего офиса;
• Организация и сопровождение встреч управленческого состава (подготовка конференц-зала, встреча гостей, обеспечение чаем/кофе/водой);
• Участие в создании корпоративной культуры и в развитии компании;
• Работа в CRM «Битрикс24».
• Ответы на поступающие обращения в Директ.
• 3. Дополнительные поручения руководителя:
• Поиск информации для руководителя по заданным критериям: контактных данных, подрядчиков, поставщиков, анализ более выгодных условий, сбор коммерческих предложений по услугам, необходимым для деятельности компании, взаимодействие с контрагентами;

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером, секретарем, делопроизводителем, архивариусом;
• Коммуникабельность и доброжелательность;
• Самодисциплина, ответственность и организованность;
• Хорошее знание русского языка, грамотная устная и письменная речь, навыки ведения деловой переписки, умение работать с документами;
• Работа с CRM "Bitrix24", Google Disk, офисным пакетом.

Условия:

• Работа в уютном, современном офисе в центре города, м. Гостиный Двор, ул. Итальянская, д. 12 (от метро 7 минут спокойным шагом)
• Официальное трудоустройство в соответствии ТК РФ;

• График работы 5/2 (с 9.00 до 18.00);

• Заработная плата 60000 рублей на руки;
• Лояльное руководство, сплоченный коллектив, интересные задачи, регулярные корпоративные мероприятия;
• Скидка на размещение в отелях комфорт-класса (в Сосновом Бору, на берегу Финского залива) 20%.