Ведущий специалист отдел делопроизводства и архивного дела

Обязанности:

• прием и распределение телефонных звонков (факсов), организация телефонных переговоров руководителя;

• организация работ с посетителями: прием, учет и встреча посетителей, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

• подготовка, проведение и обслуживание конферентных, протокольных мероприятий и деловых контактов. Организация и бронирование переговорных комнат;

• помощь руководителю в планировании рабочего времени: ведение графика мероприятий руководителя, согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

• организация командировок руководителя и подготовка соответствующих документов;

• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя;

• участие по поручению руководителя на заседаниях, переговорах, совещаниях, деловых встречах и поездках (сбор необходимой информации и материалов, регистрация участников, ведение протокола), а также в работе комиссий и рабочих групп при рассмотрении вопросов по всем направлениям деятельности руководителя;

• выполнять иные разовые поручения и задания руководителя, относящихся к компетенции «секретарское дело»;

• регистрация поручений руководства Общества (в т.ч. по протоколам, распорядительным документам и т.д.) и доведение их до исполнителей;

• работа в программе Контур.Диадок (создание маршрутов движения документов, добавление сотрудников и контрагентов, формирование актуальной структуры подразделений, распределение входящей документации, подписание договоров, первичных документов и пр.;

• работа в Госуслугах (распределение уведомлений, подача заявлений);

• работа с программным обеспечением в рамках должностных полномочий (SAP, Тэк-Торг, СЭД, КСЭД, КриптоПРО);

• организация работы с документами в приемной руководителя:

1. обеспечение внутреннего делопроизводства, в т.ч. официального почтового ящика,
2. прием, регистрация и учет входящих и исходящих документов,

3. предоставление поступающих документов на рассмотрение руководителю,

4. проверка правильности оформления и комплектности документов, поступающих на подпись руководителя,

5. подготовка сводки для руководителя об исполненных и находящихся на исполнении поручений / документов,справочно-информационная работа по вопросам исполнения и прохождения документов,

6. выполнение печатных, машинописных и копировальных работ.

Требования:

• высшее профессиональное образование (специалист, магистр, бакалавр) по направлению «Менеджмент», или «Экономика», или «Филология» ;
• стаж по направлению деятельности при высшем профессиональном образовании (специалист, магистр) не менее 3 лет;
• уверенный пользователь ПК (MS Excel, Word, PowerPoint, Outlook), МФУ (принтер, сканер);
• умение работать с большим объемом информации;
• знание делового этикета;
• грамотная устная и письменная речь.

Условия:

• временная вакансия (на период отсутствия основного работника);
• полный рабочий день, 5 дневная рабочая неделя;
• офис в центре города;
• социальный пакет (ДМС, санаторно-курортное лечение, путевки в ДОЛ, абонемент в фитнес-зал и пр.).