Офис менеджер / Специалист по документообороту

BlaBlaCar - ведущая в мире платформа для совместного использования автомобилей, созданная с одной целью “мечтой”: использовать технологию для заполнения миллионов свободных мест. Мы предлагаем услуги по совместному использованию автомобилей на дальние и короткие расстояния, а также рынок автобусов, и наша цель - стать ведущей платформой для совместного передвижения по дорогам.

Ваша Миссия

Наша команда – это профессионалы, увлеченные своим делом! В свете расширения компании мы ищем такого же энергичного и ответственного сотрудника на позицию офис-менеджера, который станет неотъемлемой частью нашей команде и поддержит нас во всех наших активностях!

Ваши обязанности:

• Поддержание жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, бакалеи, воды);

• Оформление пропусков, встреча гостей;

• Организация корпоративных завтраков (заказ, контроль доставки, сервировка)

• Работа с первичными документами (подписание, сканирование, отправка);

• Ведение реестров договоров, документов;

• Подписание договоров, сканирование, загрузка в корпоративную систему

• Архивирование документации

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (ведение документооборота, отправка, получение), взаимодействие с курьерскими службами и почтой России.

• Отправка корпоративных подарков партнерам компании.

• Получение/Отправка писем в отделениях Почты России

• Отправка рекламной продукции компании (один раз в месяц сборка и отправка материалов)

• Контроль работы клининга, технической, пожарной и иных служб. Контроль документооборота по оказанным услугам.

• Коммуникация и совместная работа со всеми отделами по административным задачам.

• Подписание приказов и политик общества с сотрудниками компании

• Помощь в организации корпоративных и деловых мероприятий.

• Подготовка рабочего места и пропуска для новых сотрудников

• Помощь в закупке корпоративных подарков, сувенирной продукции.

• Работа с внутренними программами (согласование договоров, создание заявок на оплату, подготовка авансовых отчетов за представительские расходы и командировки)

• Активное участие во всех проектах отдела по персоналу

• Отправка продукции компании

• Выполнение прочих поручений руководителя.

Наш идеальный кандидат:

• позитивно и внимательно относится к клиентам и команде и ранее работал на аналогичной позиции

• знает деловой этикет, грамотная устная и письменная речь

• уверенный пользователь ПК (MS Office и Google), быстро работает с электронной информацией, оргтехникой

• ответственен, инициативен и коммуникабелен

• А также всегда готов брать на себя ответственность и быстро справляться с неполадками, которые бывают в офисе.

Если ваши навыки полностью не соответствуют вышеперечисленной квалификации, расскажите нам о себе в сопроводительном письме, почему вы все-таки подходите на эту роль!

Мы предлагаем:

• Международная среда: более 35 национальностей в 7 странах

• Возможности для обучения: еженедельные групповые разговоры BlaBlaTalks,.

• Инновации: Coding Nights, чтобы предлагать идеи, выходящие за рамки нашей дорожной карты, и воплощать мечты в жизнь.

• Воздействие: создание продукта, оказывающего реальное влияние на общество и окружающую среду,

• Люди прежде всего: BlaBlaShows, BlaBlaBreak и еженедельные BlaBla Breakfasts.

• Общие принципы компании которые направляют нас при принятии повседневных решений и приближают нас к нашей цели. Узнайте больше о наших BlaBlaPrinciples.

Ваши будущие бенефиты:

• Гибридный график работы (4 раза в неделю посещение офиса).

• Оформление через аутстаффинговое агентство.

• Супер команда

• Оплачиваемый отпуск (28 рабочих дней)