Офис-менеджер

СуперДрилл Технолоджи - поставщик оборудования для геотехнического строительства и геологоразведки на территории Российской Федерации и СНГ в поисках в свою дружную команду Офис-менеджера

Обязанности:

1. Административная поддержка офиса:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса (поставка канцелярии, расходных материалов, организация ремонта оборудования).

• Контроль за выполнением административных задач, поддержание порядка и чистоты в офисных помещениях.

• Ведение документооборота (регистрация, хранение и архивирование документов).

2. Организация встреч и мероприятий:

• Подготовка и координация встреч, переговоров, совещаний (бронирование переговорных комнат, подготовка необходимых материалов).

• Организация корпоративных мероприятий, собраний и тренингов.

• Встреча и сопровождение гостей, клиентов, партнеров компании.

3. Работа с корреспонденцией и телефонными звонками:

• Прием и распределение входящей и исходящей корреспонденции, в том числе электронных писем.

• Обработка и распределение входящих телефонных звонков, передача информации ответственным лицам.

4. Поддержка руководства:

• Выполнение поручений руководителя (подготовка документов, организация поездок, покупка билетов, бронирование гостиниц).

• Ведение календаря руководителя, организация встреч и переговоров.

5. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Заказ воды, продуктов, канцелярских товаров, мебели и других необходимых для работы офиса ресурсов.

• Контроль за соблюдением условий эксплуатации офисного оборудования и мебели, взаимодействие с поставщиками услуг.

6. Координация работы персонала:

• Координация работы вспомогательного персонала (уборщицы, курьеры, технические специалисты).

• Взаимодействие с сотрудниками компании по текущим административным вопросам.

• Организация рабочего пространства для новых сотрудников (обеспечение их необходимыми материалами, техникой).

7. Работа с отчетностью:

• Составление отчетов по расходам на офисные нужды, контроль бюджета на административные нужды.

• Ведение учета по затратам на хозяйственные нужды и услуги сторонних организаций.

8. Поддержка HR и бухгалтерии:

• Ведение базы данных сотрудников (контактные данные, дни рождения, события).

• Помощь в оформлении кадровых документов, обеспечение подписания и архивации документов.

• Сбор и передача первичных документов для бухгалтерии (счета, акты выполненных работ).

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером
• Финансовая грамотность
• Лидерские качества
• Высокий уровень письменной и устной грамотности, развитая речь
• Навыки постановки задач, способность самостоятельно контролировать выполнение задач различной сложности без напоминаний со стороны руководителя;
• Системность, организованность, умение работать в режиме многозадачности;

• Высокий уровень коммуникативных навыков, гибкое мышление, аналитические способности

• Умение доводить дела до финала с пониманием нужного результата, не отвлекая руководителя

• Нацеленность на развитие внутри компании

Условия:

• Официальное оформление согласно ТК РФ
• График работы: 5/2 с 9.00 до 18.00
• Отпуск и больничный согласно ТК РФ
• Полностью белая заработная плата, обсуждается с успешными кандидатами
• Испытательный срок 3 месяца
• Офис БП Станколит