Личный ассистент руководителя (со знанием английского языка)

Задачи, которые предстоит выполнять:

Личные поручения (50%):

• Full travel-support: составление маршрута, покупка билетов, бронирование проживания, трансферов, сервисов и залов в аэропортах;
• Покупки и бронирования: Поиск и покупка всех необходимых товаров по запросу руководителя. Покупка билетов на мероприятия. Бронирование ресторанов.
• Обслуживание дома: Взаимодействие с ТСЖ, домработницей и поставщиками услуг. Контроль и проведение оплат. Поиск и подбор подрядчиков по различным видам услуг и работ, контроль за выполнением работ.
• Организация питания и напитков: Подготовка и подача напитков (чай, кофе) для руководителя и гостей компании. Заказ обедов для руководителя, сервировка готовых блюд. Покупка продуктов питания и напитков

Административные задачи (50%):

• Обеспечение бесперебойной работы family office: Закупка и контроль наличия всех необходимых продуктов и канцелярии. Координация с поставщиками услуг и курьерскими службами. Поддержание порядка и чистоты;
• Ведение календаря руководителя: Назначение встреч, координация водителей
• Документооборот: Подготовка проектов документов, договоров, соглашений. Контроль ведения делопроизводства, документооборота. Ведение реестра отправки и получения корреспонденции
• Административная поддержка: Сбор, обработка и представление бизнес-информации по запросу руководителя и доведения их до ведома сотрудников и персонала

Личные качества и компетенции, которые мы приветствуем:

• Отличные коммуникативные навыки и дипломатичность: умение четко и эффективно общаться как устно, так и письменно с коллегами и партнерами компании;

• Проактивность и инициативность: умение самостоятельно выявлять проблемы и предлагать решения, а также брать на себя ответственность за выполнение задач;

• Организованность и эффективность, умение расставлять приоритеты и соблюдать сроки, внимание к деталям:

• Умение соблюдать конфиденциальность и дискретно обращаться с конфиденциальной информацией;

• Опыт работа в похожих сферах: Личный помощник руководителя, бизнес-ассистент;

• Опыт работы и взаимодействия с собственником, с первыми лицами, акционерами, том-менеджерами компании;

• Знание английского языка upper intermediate обязателен!

• Знание MS Office: Outlook, Word, Excel.

Условия:

• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ с 1 дня работы;
• Заработная плата обсуждается с кандидатом индивидуально, в зависимости от компетенций и опыта работы;
• Пятидневная рабочая неделя, с 9 до 18:30;
• Комфортный офис в центре города, шаговая доступность от м. Фрунзенская
• Дружественный коллектив