Офис-менеджер

Обязанности:

• - Внесение заявок на расходы и формирование общей заявки на оплату, подбор утвержденных счетов;
• - Внесение реквизитов поставщиков;
• - Прием телефонных звонков, ведение телефонных переговоров, прием и распределение входящих звонков
• - Получение/отправка корреспонденции (отправка/получение писем на почте, по факсу, по электронной почте, работа с курьерскими службами), передача ее в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов, оформление соответствующих документов для отправки;
• -Проверка правильности оформления документов, передаваемых на рассмотрение руководителю;
• - Формирование распорядительной документации;
• - Административно-хозяйственное обеспечение компании (заказ воды, картриджей, аптечки, канцелярских принадлежностей, расходных материалов, предметов интерьера и мебели, техники и пр.);
• - Формирование рабочих мест сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе;
• - Заверение документов;
• - Сопровождение договоров, связанных с хозяйственным обслуживанием офиса (включая оплату счетов и получение закрывающих документов);
• - Оформление командировок сотрудникам компании: заказ билетов, транспорта, бронирование гостиниц;
• - Организация размещения и пребывания иностранной делегации;
• - Встречала посетителей (чай, кофе, закупка продуктов, накрытие и сервировка стола);
• - Контроль работы уборщицы и порядка в офисе;
• - Ведение табеля учета рабочего времени административного персонала;
• - Формирование заявок на пропуска автотранспорт, пропусков на территорию бизнес-центра с последующим их получением и выдачей;
• - Взаимодействие с нотариусом, арендодателями, курьерами;
• - Составление писем, запросов, других документов;
• - Заполнение договоров с поставщиками;
• - Внесение данных на готовую продукцию с последующим получение штрих кодов;
• Полиграфия ( визитки, листовки, сертификаты);
• Формирование поздравительных открыток с последующей рассылкой по регионам (для клиентов);
• Участие в профильных выставках ( от заявки на участие, до завершения мероприятия);
• Копирование и сканирование документов;
• Работа с паспортами на продукцию (сканирование, отправка скана на электрон адреса, отправка оригиналов паспортов почтой рф);
• Взаимодействие с бухгалтерией, отделом кадров;
• Выполнение поручений руководства.

Требования:

• Опыт работы по аналогичной должности от 1 года
• Знание делопроизводства, знание ПК , оргтехники;
  Ответственность, самодисциплина, коммуникабельность

Условия:

• Официальное трудоустройство
• График работы 5/2 с 8:30 до 17:00
• Офис находится по адресу: ул. Трефолева, д.2БН. Есть развозка от метро и обратно.
• Декретная ставка