Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

1. Общехозяйственные задачи
   1. Заказ воды в офис
   2. Заказ чая, кофе и сладостей
   3. Заказ канцелярских товаров
   4. Заказ картриджей для МФУ
   5. Взаимодействие с клининговой компанией по вопросам поддержания чистоты
   6. Взаимодействие с представителями арендодателя по возможным ремонтным или перепланировочным вопросам
   7. Взаимодействие с системным администратором по вопросам настройки ИТ-инфраструктуры
2. Встреча и сопровождение гостей, организация видеоконференций и совещаний
   1. Подача охране заявок на пропуск гостей руководителя (люди, автотранспорт)
   2. Сопровождение гостей от ресепшена в кабинет руководителя или переговорные
   3. Обеспечение гостей и руководителя чаем, кофе, водой
   4. Подготовка оборудования и программного обеспечения видеоконференции в переговорной комнате
   5. Подготовка повесток совещаний и рассылка участникам
   6. Оповещение участников совещания
   7. Протоколирование совещаний при необходимости, рассылка протокола участникам
3. Ведение кассы и проведение платежей
   1. Ведение кассы подотчётных денежных средств
   2. Оплата счетов в банке по поручению руководителя
4. Работа с корреспонденцией
   1. Подготовка сопроводительных писем и реестров документов
   2. Вызов курьеров и отправка корреспонденции
   3. Прием курьеров и корреспонденции
   4. Сканирование документов
   5. Распечатка документов
5. Работа с документами
   1. Ведение реестров доверенностей (бумажный и электронный архив)
   2. Ведение архива документов руководителя
6. Подготовка материалов для руководителя
   1. Распечатка различных материалов по запросу руководителя
   2. Сканирование различных материалов по просьбе руководителя
7. Подписание документов у руководителя
8. Взаимодействие с филиалами и подразделениями компании в интересах руководителя в части подписания документов, организации встреч с руководителем, планирование графика руководителя (посещение нотариусов, собраний акционеров и т.д.)
9. Выполнение личных указаний руководителя
   1. Поиск информации
   2. Заказ услуг, товаров
   3. Организация деловых, личных поездок и командировок руководителя: поиск и заказ билетов, гостиниц, заказ трансфера, визовая поддержка и т.д.
   4. Организация поздравлений партнеров
   5. Контроль поручений руководителя другим сотрудникам
   6. Составление несложных документов в эксель или ворд
   7. Доставка важных документов в пределах г. Москвы по поручению руководителя

Требования:

• Опыт работы помощником руководителя/секретарем/офис-менеджером
• Образование: высшее/неоконченное высшее
• Знание основ делопроизводства, делового и гражданского этикетов, организации встреч и совещаний
• Умение воспринимать большие объемы информации, контролировать сроки исполнения задач, навыки эффективной коммуникации, грамотная письменная и устная речь, умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и распределять время
• Опыт работы с оргтехникой, программами MS Office
• Ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость