Шарикоподшипниковская улица 13с1
Компания iCore – системный интегратор полного цикла. Мы являемся аккредитованной ИТ компанией.
Цель этой должности - обеспечение порядка и функционирования офиса
1. Ведение электронного и бумажного документооборота:
- Подписывает документы у ответственных подписантов, распределяет после подписания по отделам;
- Присваивает входящие и исходящие номера документам, подшивает в папку, архивирует;
- Обрабатывает общий эл. ящик (просмотр писем и перенаправление ответственным лицам);
- Принимает входящие и исходящие звонки, переадресовывает, предоставляет информацию;
- Организовывает отправки документов почтой России, курьерской службой;
- Отслеживает и заводит заявки на оплату штрафов ПДД в 1С ERP, направляет отчеты руководителю по запросу;
- Заводит счета на оплату в 1С ERP (канц. и хоз. товары / продукты питания / вода / курьерские услуги;
- Подготавливает информационные рассылки для сотрудников + поздравления с ДР сотрудников (помогает в сборе ДС при необходимости);
- Контролирует работу курьера (подготавливает реестр для курьера через Bitrix24, распределяет полученную корреспонденцию по сотрудникам);
- Курирует в 1С ERP Договоры и договорные документы (приложения, СП, ДС, заказы и т.д.) по запросу коллег из закупки с последующим курированием (от заведения в 1С ERP до возврата наших экземпляров);
- Актуализирует различные списки в адрес Арендодателя (общий список сотрудников компании, прошивках новых пропусков, закрытая парковка, гостевая парковка, допуск на крышу, материальный пропуск на вынос / внос и пр.).
2. Оформление и заказ пропусков и Trevel поддержка:
- Выписывает разовый пропуск для гостей и их автомобили;
- Оформляет постоянные пропуски для новых сотрудников;
-
Оформляет визы для поездок зарубеж Генерального директора и его семьи;
-
Заказывает авиа, жд билеты, бронирует гостиницу сотрудникам при оформлении командировки;
-
Заказывает трансфер для сотрудников;
-
Подключает сотрудников к корпоративному такси;
-
Бронирует стол в ресторане по просьбе Генерального директора;
-
Заказывает цветы по просьбе Генерального директора.
3. Обеспечение порядка в офисе и встреча гостей:
- Контролирует состояние переговорных комнат на порядок, и кабинета директора на наличие письменных принадлежностей, наличие воды;
- Бронирует переговорные для еженедельных собраний по запросу сотрудников;
- Обеспечивает ресепшн и зону приготовления чая/кофе для гостей в чистоте и порядке;
- Заказывает канц. товары, расходные материалов для работы офиса, продукты;
- Встречает, сопровождает и провожает гостей;
- Обслуживает гостей (чай, кофе).
Мы предлагаем:
- График работы 5/2 с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00;
- Работу в приятном уютном, дизайнерском офисе;
- Медицинскую страховку (полис ДМС за счет компании);
- Материальную помощь в сложных жизненных ситуациях;
- Ежегодные корпоративные мероприятия;
- Профессиональное обучение за счет компании;
- Возможности для развития и роста внутри компании;
- У нас современный технологичный офис у метро Дубровка и свободный корпоративный дресс-код.
Чтобы присоединиться к нам, вам достаточно пройти интервью:
- Созвон по телефону с HR;
- Собеседование в офисе компании с HR специалистом и непосредственным руководителем;
- Знакомство с генеральным директором компании, после чего направим предложение о работе.