Офис-менеджер

Дата размещения вакансии: 15.11.2024
Работодатель: iCore (Integration Core)
Уровень зарплаты:
з/п не указана
Город:
Москва
Шарикоподшипниковская улица 13с1
Требуемый опыт работы:
От 1 года до 3 лет

Компания iCore – системный интегратор полного цикла. Мы являемся аккредитованной ИТ компанией.

Цель этой должности - обеспечение порядка и функционирования офиса

1. Ведение электронного и бумажного документооборота:

  • Подписывает документы у ответственных подписантов, распределяет после подписания по отделам;
  • Присваивает входящие и исходящие номера документам, подшивает в папку, архивирует;
  • Обрабатывает общий эл. ящик (просмотр писем и перенаправление ответственным лицам);
  • Принимает входящие и исходящие звонки, переадресовывает, предоставляет информацию;
  • Организовывает отправки документов почтой России, курьерской службой;
  • Отслеживает и заводит заявки на оплату штрафов ПДД в 1С ERP, направляет отчеты руководителю по запросу;
  • Заводит счета на оплату в 1С ERP (канц. и хоз. товары / продукты питания / вода / курьерские услуги;
  • Подготавливает информационные рассылки для сотрудников + поздравления с ДР сотрудников (помогает в сборе ДС при необходимости);
  • Контролирует работу курьера (подготавливает реестр для курьера через Bitrix24, распределяет полученную корреспонденцию по сотрудникам);
  • Курирует в 1С ERP Договоры и договорные документы (приложения, СП, ДС, заказы и т.д.) по запросу коллег из закупки с последующим курированием (от заведения в 1С ERP до возврата наших экземпляров);
  • Актуализирует различные списки в адрес Арендодателя (общий список сотрудников компании, прошивках новых пропусков, закрытая парковка, гостевая парковка, допуск на крышу, материальный пропуск на вынос / внос и пр.).

2. Оформление и заказ пропусков и Trevel поддержка:

  • Выписывает разовый пропуск для гостей и их автомобили;
  • Оформляет постоянные пропуски для новых сотрудников;
  • Оформляет визы для поездок зарубеж Генерального директора и его семьи;

  • Заказывает авиа, жд билеты, бронирует гостиницу сотрудникам при оформлении командировки;

  • Заказывает трансфер для сотрудников;

  • Подключает сотрудников к корпоративному такси;

  • Бронирует стол в ресторане по просьбе Генерального директора;

  • Заказывает цветы по просьбе Генерального директора.

3. Обеспечение порядка в офисе и встреча гостей:

  • Контролирует состояние переговорных комнат на порядок, и кабинета директора на наличие письменных принадлежностей, наличие воды;
  • Бронирует переговорные для еженедельных собраний по запросу сотрудников;
  • Обеспечивает ресепшн и зону приготовления чая/кофе для гостей в чистоте и порядке;
  • Заказывает канц. товары, расходные материалов для работы офиса, продукты;
  • Встречает, сопровождает и провожает гостей;
  • Обслуживает гостей (чай, кофе).

Мы предлагаем:

  • График работы 5/2 с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00;
  • Работу в приятном уютном, дизайнерском офисе;
  • Медицинскую страховку (полис ДМС за счет компании);
  • Материальную помощь в сложных жизненных ситуациях;
  • Ежегодные корпоративные мероприятия;
  • Профессиональное обучение за счет компании;
  • Возможности для развития и роста внутри компании;
  • У нас современный технологичный офис у метро Дубровка и свободный корпоративный дресс-код.

Чтобы присоединиться к нам, вам достаточно пройти интервью:

  1. Созвон по телефону с HR;
  2. Собеседование в офисе компании с HR специалистом и непосредственным руководителем;
  3. Знакомство с генеральным директором компании, после чего направим предложение о работе.